Обязанности
•Контроль оказываемых услуг в рамках договоров с поставщиком курьерских услуг, договора на отправку почтовой корреспонденции с АО «Почта России» (НСАД, НСХ).
•Организация служебных командировок сотрудников (для офиса и АУП).
•Организация процесса архивного хранения в организации (разработка ЛНА по архивному хранению, контроль передачи документов на архивное хранение, разработка сводной Номенклатуры дел, организация архивного хранения (НСАД, НСХ)).
•Актуализация и разработка ЛНА в рамках процесса по документообороту (НСАД, НСХ).
•Осуществление нормоконтроля документов делопроизводства.
•Составление служебных писем и организационно-распорядительных документов (НСАД, НСХ).
•Автоматизация бизнес-процессов документооборота (методологическое обеспечение КСЭД, написание технических заданий для службы ИТ, настройка регламентов и видов документов модулей «Делопроизводство», разработка инструкций для пользователей, обучение пользователей). Эта задача на перспективу, после доп. обучения.
•Оптимизация процесса документооборота компании (НСАД, НСХ).
Дополнительно по холдингу:
•Административная поддержка Генерального директора (на период его присутствия в г. Пермь).
•Встреча/прием посетителей.
•Обеспечение бесперебойной работы ГД (контроль ИТ службы по работоспособности оборудования в переговорной, контроль присутствия участников совещания, назначение встреч и совещаний по запросу ГД).
•Документальное оформление расходов, связанных с деятельностью НСХ.
•Формирование заявок на оплату в 1С УПП НСХ (расходы Приемной и по запросу бухгалтерии и ответственных по договору).
•Контроль получения закрывающих документов для бухгалтерии НСХ.
•Размещение на согласование договорных документов, отправка результатов согласования ответственному по договору.
Требования
•Образование высшее.
•Опыт работы в сфере делопроизводства не менее 3 лет.
•Знание правил ведения делопроизводства.
•Опыт работы КСЭД Directum RX.
Условия
•Официальное трудоустройство.
•Рабочее место приемная Генерального директора.
•Своевременная выплата заработной платы 2 раза в месяц.
•5-ти дневная рабочая неделя.
•ДМС.
•13-я заработная плата.
•Премия к Дню нефтяника.
