Обязанности:
•ведение входящего, исходящего, внутреннего и договорного документооборота по четырем юридическим лицам группы;
•работа в 1С:Документооборот по 4 ЮЛ: карточки документов, маршруты согласования, контроль поручений, скан-копии и оригиналы;
•работа в 1С:БитФинанс по 4ЮЛ: заведение документов на проверку контрагентов, заведение договоров и приложений к ним в соответствии со статьями затрат, заведение заявок на расход (УПД, акты выполненных работ), заведение заявок на оплату, подтверждающие документы, контроль согласования и закрывающих документов;
•организация работы офиса, заказ пропусков, бронь переговорных комнат, прием посетителей, работа с почтой России, работа с курьерами, выдача канцтоваров и оргтехники, организация рабочего места;
•закупка канцелярии и хозяйственных товаров, взаимодействие с поставщиками, учет ТМЦ и участие в инвентаризациях;
•контроль уборки, состояния помещений, мебели и оборудования; организация ремонта и обслуживания;
•организация переезда: выбор офиса, согласование условий аренды, организация заключения договоров аренды и услуг с УК, заказ мебели и организация сборки, план-график, инвентаризация, упаковка, перевозка, размещение, координация подрядчиков и ИТ-службы;
•взаимодействие с УК бизнес-центра: пропуска на посетителей и авто, организация доступов, эксплуатационные заявки, счета, контроль сроков и качества устранения недостатков;
•обеспечение сохранности оригиналов, печатей, ключей, пропусков, имущества и конфиденциальной информации;
•выполнение поручений руководства.
Требования:
•высшее или среднее профессиональное образование. Предпочтительно: документоведение, управление, экономика, юриспруденция;
•обязательно уверенный пользователь 1С:Документооборот, 1С:БитФинанс, 1C:ERP, MS Office (Word, Excel, Outlook), электронной почты, МФУ и иной офисной техники;
•опыт административной работы, делопроизводства либо АХО от 3 лет;
•знание правил регистрации, согласования, хранения и архивирования документов;
•опыт ведения договоров, актов, доверенностей, приказов, служебных записок и закрывающих документов в системе 1С;
•опыт оформления заявок на оплату и взаимодействия с бухгалтерией и поставщиками;
•навыки закупок для офиса, учета ТМЦ, организации ремонтов, клининга и курьерских услуг;
•опыт организации и координации переезда офиса и взаимодействия с арендодателем или управляющей компанией;
•внимательность, системность, исполнительность, умение контролировать сроки и работать с конфиденциальной информацией.
Условия:
•официальное трудоустройство по ТК РФ;
•стабильная заработная плата, выплачиваемая два раза в месяц;
•работа в стабильной компании с долгосрочными перспективами развития;
•дружный коллектив и поддержка руководства;
•уровень заработной платы обсуждается индивидуально с успешным кандидатом.
