Компании требуется делопроизводитель-офис менеджер.
Обязанности:
•Управление документами. Создание, обработка и архивирование документов
•Поддерживать порядок в рабочей документации.
•Ведение корпоративных соцсетей
•Координация встреч. Организация встреч и переговоров, подготовку необходимых материалов.
•Коммуникация с клиентами. Взаимодействие с клиентами и поставщиками
•Поддержка офиса. Контроль за состоянием офисного оборудования и заказ необходимых материалов для комфортной работы сотрудников.
•Организация мероприятий. Планирование корпоративных событий и собраний.
•Ведение документации. Создание, обработка и систематизация офисной документации, включая входящие и исходящие письма, отчёты, протоколы совещаний и другие документы.
•Регистрация корреспонденции. Отслеживание входящей и исходящей корреспонденции, регистрация документов в журналах учёта.
•Подготовка и редактирование документов. Набор и редактирование текстов, подготовка различных служебных записок, писем, докладов и презентаций.
•Архивирование документов. Организация архива документов, обеспечение их сохранности и быстрого доступа при необходимости.
•Координация рабочих процессов. Участие в организации работы офиса, распределение задач между сотрудниками, контроль за выполнением поручений.
•Поддержка в организации совещаний и мероприятий. Помощь в подготовке и проведении собраний, конференций и других мероприятий.
•Взаимодействие с другими отделами. Обеспечение связи между различными подразделениями организации и внешними контрагентами.
•Обработка информационных запросов. Предоставление необходимой информации сотрудникам и внешним запросам.
•Управление офисным оборудованием. Обслуживание копировальных и факсимильных аппаратов, принтеров и другого офисного оборудования.
•Участие в оформлении трудовых отношений. Помощь в оформлении документов, связанных с трудоустройством, отпусками, командировками сотрудников.
•Выполнение поручений руководителя
Требуемые качества:
•Организованность. Способность планировать своё время и распределять задачи между сотрудниками.
•Коммуникабельность. Умение налаживать контакты с людьми.
•Ответственность. Способность принимать решения и нести за них ответственность.
•Аналитическое мышление. Умение анализировать ситуации и предлагать оптимальные решения.
•Стрессоустойчивость. Способность сохранять спокойствие в сложных ситуациях и быстро реагировать на изменения.
