Обязанности
•Основная задача сотрудника: самостоятельно наладить документооборот в организации.
•Работа с документами и реестрами: работа с входящей / исходящей корреспонденцией, ведение реестра корреспонденции, систематизация, учет и правильное хранение оригиналов документов, сканирование документов.
•Взаимодействие с юристами, бухгалтерией, иными сотрудниками: предоставление документов по запросу, поиск необходимой информации.
•Разделение документов по категориям: договоры/допсоглашения, акты/счета, транспортные/таможенные, переписка, протоколы, сертификаты/разрешения.
•Маркировка папок, ведение журнала выдачи оригиналов (кому, когда, на какой срок, подпись возврата).
•Учет выданных по запросам сотрудников документов.
•Фиксация входящих с датой регистрации и сроком ответа, напоминание ответственным о сроках.
•Ведение простого реестра сроков (дата поступления, срок ответа, текущий статус, причина задержки при наличии).
•Формирование сопроводительных писем и реестров вложений (перечень документов, количество листов, экземпляры).
•Отправка почтой/курьером: заполнение накладных, контроль трек-номеров, фиксация в реестре отправлений.
•Контроль получения: отметка о вручении, скан уведомления, внесение в реестр.
•Ведение реестров договоров/доп.соглашений (номер, дата, срок, статус, основание продления).
•Запрос документов, телефонные звонки по поручению руководителя.
•Оформление личных дел сотрудников.
•Подписание документов у сотрудников и контрагентов.
Требования
•Опыт работы с аналогичным кругом обязанностей 1-3 года.
•Вежливость при общении с представителями контрагентов, сотрудниками.
•Уверенное владение MS Office (Word, Excel), опыт работы с продуктами фирмы 1С.
•Умение работать с электронными документами формата PDF.
•Аккуратность, внимание к деталям, умение работать с большим объемом бумажных и электронных документов.
•Умение самостоятельно организовать свою работу.
•Готовность к разъездам и выполнению курьерских поручений.
•Грамотная устная и письменная речь (деловой стиль писем) — обязательно.
•Базовое понимание документооборота в морской транспортной компании (хотя бы общее представление о транспортных и таможенных документах).
•Образование по направлениям юриспруденция, логистика или бухгалтерия будет преимуществом.
•Понимание структуры деловой переписки и правил оформления актов/писем.
•Готовность работать с конфиденциальной информацией и соблюдать правила хранения документов.
•Получение корреспонденции на почте/в курьерских пунктах, проверка целостности упаковки, сверка вложений с описью.
•При необходимости: доставка документов в порт, таможню, агентам, контрагентам, получение корреспонденции (в пределах города).
Условия
•График работы с 9:00 до 18:00
•Выплата заработной платы 2 раза в месяц
•Официальное трудоустройство
