# Офис-менеджер / Административный помощник
В нашу компанию требуется офис-менеджер, который возьмёт на себя организацию повседневной работы офиса, делопроизводство и административную поддержку руководства.
У нас небольшой коллектив (3–5 человек), поэтому мы ищем не просто исполнителя отдельных поручений, а самостоятельного, ответственного и организованного сотрудника, который сможет поддерживать порядок в документах, эффективно решать текущие вопросы и создавать комфортные условия для работы.
Нам важно, чтобы человек умел проявлять инициативу, замечать возникающие задачи и решать их без необходимости постоянного контроля.
Чем предстоит заниматься
Делопроизводство и работа с документами:
•Ведение реестров входящей и исходящей корреспонденции
•Подготовка, составление и оформление деловых писем, запросов, уведомлений и других документов
•Работа с электронной почтой: обработка входящих сообщений, подготовка ответов, контроль переписки
•Систематизация, сканирование, хранение и архивирование документов
•Работа с первичной документацией: счета, акты, УПД и другие документы, передача их в бухгалтерию
•Контроль сроков исполнения поручений и подготовки ответов на корреспонденцию
•Поддержание порядка в электронном и бумажном документообороте
Административно-хозяйственное обеспечение офиса:
•Организация бесперебойной работы офиса и решение текущих хозяйственных вопросов
•Закупка канцелярских товаров, продуктов, воды, бытовой химии и других расходных материалов
•Организация уборки помещений, взаимодействие с клининговыми службами
•Организация питания сотрудников: заказ и доставка обедов, поддержание порядка в офисной кухне
•Контроль состояния офисной техники и оборудования, организация обслуживания и ремонта
•Взаимодействие с поставщиками, подрядчиками и обслуживающими организациями
•Контроль административных расходов и подготовка счетов на оплату
Организационная поддержка:
•Организация командировок: бронирование авиа- и железнодорожных билетов, гостиниц, трансферов
•Организация почтовых и курьерских отправлений, оформление сопроводительных документов, отслеживание доставок
•Подготовка переговорных комнат, организация встреч и приём посетителей
•Ведение календарей, рабочих таблиц и списков
•Контроль исполнения отдельных поручений руководства
•Выполнение других текущих организационных и административных задач в рамках должности
Что мы ожидаем
•Опыт работы офис-менеджером, секретарём, делопроизводителем или административным помощником
•Отличная грамотность, уверенное владение деловым русским языком и навыки составления официальных писем
•Уверенное знание Microsoft Word, Excel, электронной почты и офисных программ
•Умение грамотно организовать документооборот и поддерживать порядок в документах
•Навыки самостоятельного поиска информации и решения организационных вопросов
•Ответственность, аккуратность, пунктуальность и внимание к деталям
•Умение планировать рабочее время, расставлять приоритеты и контролировать выполнение задач
•Доброжелательность, коммуникабельность, тактичность
Будет преимуществом:
•Опыт работы с системами электронного документооборота
•Умение пользоваться современными цифровыми инструментами и ИИ-сервисами для решения рабочих задач
•Опыт административной поддержки руководителя
•Хозяйственность, умение организовать уют и комфорт в небольшом офисе
•Умение и желание при необходимости приготовить несложный обед для небольшого коллектива (не является обязательным требованием)
Мы предлагаем
•Стабильную своевременную заработную плату (ориентир — 100 000 рублей на руки, конкретный размер обсуждается с успешным кандидатом)
•Работу в офисе в Москве, рядом с м. Братиславская
•График работы 5/2, полный рабочий день
•Возможность частично удалённой работы обсуждается индивидуально, с учётом характера выполняемых задач и необходимости присутствия в офисе
•Небольшой дружный коллектив (3–5 человек)
•Прямое взаимодействие с руководством компании
•Разнообразные задачи и возможность самостоятельно выстраивать организационные процессы
•Стабильную работу в компании, занимающейся авиационной деятельностью
Кого мы хотим видеть в команде
Нам подойдёт человек, который любит порядок, умеет грамотно работать с документами, не теряется при возникновении нестандартных ситуаций и способен самостоятельно организовать работу.
Мы ценим инициативность, здравый смысл, ответственность и готовность доводить начатое до результата.
Если вам нравится создавать порядок, обеспечивать комфортную рабочую атмосферу и быть человеком, на которого можно положиться, будем рады знакомству!
