Вакансия открыта в ООО "Единство" (входит в группу компаний "Норильский никель") — магистральный оператор связи, обеспечивающий высокоскоростной доступ к сети интернет для городов Норильского промышленного региона и населенных пунктов вдоль магистрального канала связи.
Обязанности
•Вести общий документооборот Общества; выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и предоставления информации при подготовке и принятии решения.
•Принимать, вскрывать конверты, проверять вложения, сортировать, сканировать поступившую входящую корреспонденцию на бумажном носителе; осуществлять переписку с контрагентами по эл. почте по служебным вопросам.
•Проставлять регистрационный номер на бумажном документе; передавать зарегистрированный документ в бизнес-подразделение Общества.
•Осуществлять подготовку оригиналов исходящей корреспонденции Общества к отправке/передаче курьеру/специализированной службе отправки.
•Проводить экспертизу (нормоконтроль) проектов документов (приказы, распоряжения, протоколы и др.) в Корпоративной автоматизированной системе управления документами Группы компаний «Норильский Никель» на соответствие требованиям нормативно-методических документов; регистрирует проекты документов.
•Разрабатывать номенклатуру дел Общества.
•Производить подготовку законченных делопроизводством дел (материалов и документов), для сдачи в архив, в соответствии с утвержденной номенклатурой, в т.ч. готовит описи дел (материалов и документов).
•Обеспечивать хранение и сохранность дел (материалов и документов), поступивших в архив.
•Готовить сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
•Контролировать правильность оформления и формирования дел (материалов и документов), поступающих от структурных подразделений, подлежащих сдаче в архив; принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений дела (материалы и документы), законченные делопроизводством.
•Принимать участие в работе по экспертизе ценности архивных документов.
•Обеспечивать и сопровождать трэвел-поддержку служебных поездок, командировок сотрудников Общества и перевозок вахтового персонала Общества (формирование ЛК, консультирование, согласование командировок на платформе агрегатора; формирование и направление заявок по рабочим вопросам на официальный сайт контрагента; самостоятельное оформление необходимых услуг, а именно отмена услуг, обмен билетов, подбор оптимального варианта и пр. (авиа, жд-билеты, проживание, трансфер)).
•Проверять авансовые отчеты на комплектность; оказывает помощь сотрудникам Общества в формировании авансовых отчетов.
•Оформлять пропуск для посетителей Общества и доставки в офис.
•Вести контрольно-регистрационную картотеку, вводит текущую информацию в банк данных.
•Выполнять обязательства куратора договора, предусмотренных локальными нормативными актами Общества.
•Вести учет исполнения обязательств по заключенным договорам (в части обязательств Контрагентов и встречных обязательств Общества), в которых является куратором.
•Своевременно информировать (в день нарушения) Отдел правовой и контрактной работы о нарушениях обязательств Контрагентами по договорам, в которых является куратором.
•Информировать Отдел правовой и контрактной работы о смене куратора договора, исполнении договоров (в день смены куратора, исполнения договора).
Требования
•Практический опыт работы с системами электронного документооборота крупных компаний.
•Практический опыт работы с компаниями, оказывающими услуги доставки корреспонденции и почтово-телеграфные услуги.
•Навыки архивного дела.
•Навыки трэвел-менеджмента и организации поездок.
•Пунктуальность и умение соблюдать корректность в общении.
•Уверенный пользователь ПК.
•Высокий уровень знаний и умений работы с инструментами MS Office: Word, Exсel и т.д.
•Знание основ делопроизводства и архивного дела.
•Навыки обеспечения бизнес-поездок (заказ билетов и гостиниц).
Условия
•ООО "Норникель Спутник" — аккредитованная ИТ компания.
•Достойный уровень заработной платы, премия по итогам года.
•Полное соблюдение ТК РФ (оформление, оплата больничных, отпусков и пр.).
•ДМС, стоматология в лучших клиниках города.
•Местоположение рабочего места: г. Москва, ул. Красногвардейский проезд 15, метро Деловой центр.
•Рабочий день: с 9:00 до 18:00, пятница с 09:00 до 16:45.
•Наставничество и обучение опытными сотрудниками.
