О компании
SPLINE.PRO — инженерная компания. Мы занимаемся лазерным сканированием, геодезией, обмерными работами, BIM-моделированием и подготовкой цифровых данных по объектам недвижимости и строительства.
Ищем операционного ассистента / офис-менеджера, который поможет держать в порядке административную часть проектов: документы, график выездов, расходы, таблицы и текущие статусы.
Это удалённая работа с частичной занятостью — ориентировочно 4 часа в день.
Нам не нужен человек, который будет самостоятельно продавать услуги или принимать технические решения. Основная задача — аккуратно сопровождать уже принятые решения и следить, чтобы организационные задачи не терялись.
Чем предстоит заниматься
Документы и коммерческие материалы
•оформлять по готовым шаблонам договоры, счета-договоры, счета, акты и закрывающие документы;
•подготавливать документы для ЭДО и контролировать их статус;
•оформлять коммерческие предложения на основании вводных от операционного директора или руководителя;
•оформлять расчёт стоимости проекта на основании уже подготовленного расчёта;
•проверять реквизиты, суммы, адреса объектов и комплектность документов;
•контролировать наличие необходимых документов по текущим проектам.
Самостоятельно определять стоимость проекта, условия договора или состав работ не требуется.
Организация полевых работ и выездов
•вести и актуализировать общий график выездов;
•вносить дату, время, адрес, контакт на объекте, планы и зоны замера;
•помогать операционному директору в планировании выездов;
•передавать полевым специалистам согласованные задания и условия выполнения работ;
•проверять после выезда комплектность переданных данных;
•контролировать, что материалы после замера выгружены и переданы дальше;
•контролировать внесение расходов по выездам;
•собирать информацию по командировочным расходам и передавать её в оплату;
•при необходимости предварительно подбирать удобные варианты перелётов/поездов и считать ориентировочную стоимость командировки.
Технические решения по замерам и оценку продолжительности нестандартных работ принимает операционный директор или профильный специалист.
Таблицы и операционный контроль
•проверять заполненность экономической таблицы по проектам;
•контролировать наличие стоимости, расходов и других обязательных данных;
•находить пропуски или расхождения и передавать их операционному директору;
•вести список текущих и «зависших» задач по объектам;
•готовить короткую сводку по вопросам, требующим решения руководителя или операционного директора;
•контролировать статусы документов и оплат;
•по неоплаченным счетам сообщать операционному директору.
Самостоятельно принимать финансовые решения или менять стоимость проектов не требуется.
Новые заявки
•структурировать уже полученную информацию по новым объектам;
•собирать из переписки и переданных материалов основные данные: адрес, площадь, состав исходных данных, планы, зоны замера, сроки и другие вводные;
•готовить компактную карточку заявки для операционного директора.
Самостоятельное общение с заказчиками пока не является постоянной обязанностью. Связаться с клиентом для получения конкретной информации может потребоваться только по отдельному поручению операционного директора или руководителя.
Дополнительные задачи
•подготовка черновиков постов для Telegram, Instagram и Дзена;
•адаптация одного материала под несколько площадок;
•отдельные административные поручения.
Контент — дополнительная задача. Операционные процессы и проекты имеют приоритет.
Что остаётся за операционным директором и руководителем
От сотрудника не требуется:
•самостоятельно рассчитывать стоимость сложных проектов;
•принимать технические решения;
•определять технологию выполнения замеров;
•самостоятельно вести переговоры с клиентами;
•обсуждать скидки и коммерческие условия;
•решать спорные вопросы с заказчиками;
•самостоятельно согласовывать нестандартные условия договоров;
•контролировать сроки камеральной обработки специалистов;
•принимать управленческие решения по проектам.
Как устроена работа
Работа полностью удалённая. В обычном режиме — ориентировочно 4 часа в день. Важно быть на связи в согласованное рабочее окно в течение рабочего дня, поскольку часть задач связана с текущими выездами, документами и объектами.
Периодически на время отпуска операционного директора загрузка может увеличиваться до полного рабочего дня. Такой период оплачивается дополнительно.
Во время отпуска операционного директора сотрудник не заменяет его и не принимает решения самостоятельно. Руководитель компании ставит офис-менеджеру задачи, которые необходимо выполнить. То, что требует участия операционного директора, фиксируется и передаётся ему после возвращения.
После отпуска офис-менеджер помогает быстро восстановить картину по работе и готовит сводку:
•какие появились новые объекты;
•что изменилось по старым объектам;
•какие выезды прошли и какие запланированы;
•какие документы подготовлены и подписаны;
•какие оплаты поступили или ожидаются;
•какие вопросы остались открыты;
•где требуется решение операционного директора.
Кого мы ищем
Рассматриваем как кандидатов с опытом ассистента / офис-менеджера, так и сильных начинающих специалистов.
Для нас важнее:
•внимательность к деталям;
•системность;
•умение работать с большим количеством небольших задач;
•способность ничего не терять и доводить административные задачи до результата;
•уверенная работа с Excel / Google Sheets;
•нормальная письменная грамотность;
•умение работать с документами и цифрами;
•способность самостоятельно разобраться в понятном регламенте;
•ответственность за сроки;
•адекватное отношение к обратной связи.
Будет плюсом:
•опыт работы с договорами, счетами и закрывающими документами;
•опыт работы с ЭДО;
•опыт работы ассистентом, координатором или офис-менеджером;
•опыт работы в строительной, проектной, инженерной или B2B-компании;
•использование ChatGPT и других ИИ-инструментов в работе.
Что предлагаем
•полностью удалённую работу;
•частичную занятость около 4 часов в день;
•понятную зону ответственности;
•обучение нашим процессам и специфике работы;
•возможность постепенно брать на себя больше самостоятельных задач;
•работу с реальными инженерными и строительными проектами;
•дополнительную оплату при увеличении нагрузки на период отпуска операционного директора.
Уровень оплаты обсуждается с подходящим кандидатом в зависимости от опыта и предполагаемого объёма работы.
При отклике напишите несколько предложений о себе и расскажите, был ли у вас опыт работы с документами, таблицами, задачами руководителя или координацией нескольких процессов одновременно.
