О компании
Kotlo Studio — бренд дизайнерских украшений. Мы продаем украшения через собственный сайт, маркетплейсы и партнерские каналы.
Ищем операционного ассистента, который возьмет на себя три основные зоны: документооборот, клиентский сервис и административно-операционную поддержку команды.
У позиции есть регулярные задачи, но периодически возникают и новые: собрать или проверить информацию, подготовить таблицу, найти необходимые материалы, провести сверку, помочь с организационным вопросом. Поэтому нам нужен человек, которому комфортно не только работать по готовой инструкции, но и самостоятельно разбираться в задаче и предлагать удобный способ ее решения.
Задачи
Документооборот
•разбирать входящую почту и запросы от контрагентов;
•работать со счетами, актами, УПД, договорами, актами сверки и закрывающими документами;
•работать с ЭДО;
•передавать документы на проверку, согласование и подписание;
•контролировать статусы и сроки: что получено, чего не хватает, что находится на согласовании или ожидает подписания;
•запрашивать недостающие документы у контрагентов;
•вести реестры документов и контрагентов;
•контролировать наличие закрывающих документов по расходам компании;
•участвовать в ежемесячных сверках и закрытии периодов со стороны сбора и контроля документов;
•поддерживать порядок в электронном архиве и структуре папок.
Это не позиция бухгалтера: бухгалтерский учет и профессиональная бухгалтерская проверка остаются в зоне профильных специалистов. Задача ассистента — чтобы документы были собраны, зафиксированы, переданы ответственным и не терялись.
Клиентский сервис
•обрабатывать входящие обращения клиентов;
•отвечать на вопросы по заказам, доставке, оплате, обменам, возвратам и ремонтам;
•проверять статусы заказов и доставок;
•фиксировать обращения, договоренности и следующие действия;
•контролировать, чтобы клиентские вопросы не оставались без ответа;
•передавать нестандартные ситуации ответственным сотрудникам;
•работать в CRM и поддерживать актуальность информации.
Операционная и административная поддержка
Помимо регулярных процессов периодически возникают разовые задачи, где нужно самостоятельно разобраться в вопросе и подготовить информацию для команды или руководителя. Например:
•собрать и структурировать информацию по конкретному вопросу;
•проверить большой массив данных, товаров, документов или материалов по заданным критериям;
•самостоятельно подготовить удобную таблицу или реестр для такой задачи;
•найти необходимые файлы, фотографии или документы в рабочих папках;
•сопоставить информацию из нескольких источников;
•подготовить данные для принятия решения руководителем и затем проконтролировать исполнение;
•поддерживать и актуализировать рабочие таблицы, инструкции и базу знаний;
•координировать небольшие административные вопросы: курьеры, пропуска, вода, расходные материалы и т. п.
Мы не ожидаем, что человек заранее будет знать все наши процессы, ассортимент или особенности работы партнеров. Важно уметь погружаться в новую задачу, задавать необходимые вопросы, искать информацию и приводить ее к понятному результату.
Что для нас важно
•опыт работы с документооборотом: счета, акты, УПД, договоры, закрывающие документы;
•опыт работы с ЭДО или уверенное понимание принципов его работы;
•умение вести реестры и контролировать получение, согласование и подписание документов;
•уверенная работа с Google Таблицами / Excel;
•опыт письменной коммуникации с клиентами или контрагентами;
•грамотная письменная речь;
•внимательность к деталям, срокам и договоренностям;
•умение работать с большим объемом разрозненной информации;
•способность самостоятельно разобраться в новой задаче и предложить способ ее организации;
•готовность к тому, что наряду с регулярными обязанностями периодически появляются новые операционные задачи.
Будет плюсом
•опыт работы в интернет-магазине, товарной компании, fashion, аксессуарах или украшениях;
•опыт работы с CRM;
•опыт сверок с контрагентами и сбора закрывающих документов;
•опыт обработки возвратов, обменов, ремонтов и клиентских претензий;
•опыт самостоятельного создания рабочих реестров, чек-листов и таблиц.
Условия
•удаленная работа;
•полная занятость;
•график: 10:00–19:00 по московскому времени;
•оплата: 70 000–85 000 ₽ на руки в зависимости от опыта;
•оформление по трудовому договору или сотрудничество с самозанятым;
•испытательный срок — 2 месяца;
•небольшая команда и прямое взаимодействие с операционным руководителем.
Вопросы для отклика
Пожалуйста, коротко ответьте на 3 вопроса:
•С какими документами вы работали и за что отвечали?
•Приведите пример задачи, где вам нужно было самостоятельно собрать и структурировать большой объем информации. Что это была за задача и как вы ее организовали?
•С какими клиентскими обращениями или коммуникацией с контрагентами вы работали?
