Обязанности
•Организация и ведение документооборота: разработка и внедрение регламентов, шаблонов, правил регистрации и хранения документов, настройка маршрутов согласования, определение сроков исполнения и контроля.
•Регистрация входящей и исходящей корреспонденции: учёт писем, заявок, претензий, контроль сроков ответов, формирование реестров и журналов учёта.
•Работа с организационно-распорядительной документацией: регистрация приказов, распоряжений, заявлений сотрудников, служебных записок; контроль ознакомления, ведение журналов регистрации, обеспечение хранения в соответствии с номенклатурой дел.
•Подготовка и отправка корреспонденции: формирование почтовых отправлений, работа с курьерскими службами, отслеживание доставки, ведение реестра исходящих писем.
•Контроль исполнения поручений и документов: мониторинг сроков, напоминания ответственным, формирование сводок по статусам, ведение базы задач по документам.
•Архивация и хранение документов: формирование дел по номенклатуре, подготовка к передаче в архив, обеспечение сохранности и конфиденциальности.
•Административная поддержка офиса: заказ канцтоваров, расходных материалов, взаимодействие с подрядчиками, координация мелких хозяйственных вопросов.
•Взаимодействие с отделами: консультирование сотрудников по правилам оформления и согласования документов, помощь в подготовке служебных записок, заявлений, справок.
Требования
•Опыт работы в должности офис-менеджера/делопроизводителя от 1 года.
•Понимание принципов делопроизводства и архивного хранения, знание номенклатуры дел и сроков хранения документов.
•Уверенное владение MS Office (Word, Excel), опыт работы с системами электронного документооборота (СЭД) будет преимуществом.
•Навыки настройки и описания бизнес-процессов на базовом уровне (блок-схемы, регламенты, чек-листы).
•Аккуратность, внимание к деталям, умение расставлять приоритеты и работать в режиме многозадачности.
•Грамотная устная и письменная речь, клиентоориентированность при взаимодействии с внутренними подразделениями.
Условия
•Стабильная заработная плата по результатам собеседования.
•Официальное трудоустройство по ТК РФ.
•Комфортный офис и оборудованное рабочее место в центре города.
•Оплата питания.
