Обязанности
•Организация делопроизводства полного цикла: организация и координация документооборота компании (регистрация, обработка, распределение, подписание и архивация всей входящей/исходящей корреспонденции, приказов, распоряжений);
•Подготовка проектов документов, включая подготовку и редактирование текстов писем, организационно-распорядительных документов, осуществление копирования, сканирования, сшивания и другая работа с документами;
•Контроль за соблюдением установленного порядка оформления и работы с документами;
•Отправка почтовой корреспонденции, работа с курьерами;
•Ознакомление сотрудников с распорядительными документами;
•Сопровождение процессов настройки, автоматизации и доработки 1C: Документооборот под меняющиеся бизнес-процессы компании, взаимодействие с поставщиком 1С;
•Консультирование и методологическая поддержка сотрудников компании по правилам работы в 1С: Документооборот, Bitrix 24;
•Организационное сопровождение совещаний — подготовка материалов, техническое обеспечение переговорных комнат, ведение и рассылка протоколов встреч, фиксация и контроль исполнения резолюций (в отсутствии помощника генерального директора);
•Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ, контроль остатков и распределение канцелярии, расходных материалов, бытовой химии, продуктов (чай, кофе, вода) и хозяйственных товаров;
•Ведение договоров административно-хозяйственного обеспечения, взаимодействие с подрядчиками, арендодателем и управляющей компанией здания. Контроль работы клининга (поддержание порядка, уюта и чистоты в офисе: переговорные комнаты, зона ресепшен, кухня);
•Организация рабочих мест для новых сотрудников;
•Учет расходов на нужды офиса, первичная отчетность по АХО, сбор и передача закрывающих документов в бухгалтерию (инвентаризация);
•Заказ пропусков, прием и координация посетителей офиса, соблюдение стандартов гостеприимства (чай/кофе, ориентация в офисе).
Требования
•От 3-х лет опыта работы в аналогичной должности / в роли ассистента команды / помощника руководителя;
•Законченное высшее образование;
•Знание документооборота, опыт работы в юридической, банковской, строительной сфере – как преимущество;
•Отличные навыки работы с офисными приложениями и системами автоматизации (1С, MS Office, Bitrix);
•Высокий уровень самостоятельности, ответственности и самоорганизованности;
•Системность, внимательность к деталям;
•Умение работать с большим объёмом информации.
Условия
•Конкурентоспособная заработная плата (по результатам собеседования);
•Годовой бонус по результатам работы;
•13-я заработная плата;
•Стимулирующая выплата к отпуску;
•Совокупный годовой доход 15-17 окладов;
•Пакет ДМС (после и.с.);
•Профессиональный рост и расширение функционала.
