О компании
Рекламная группа "ДРИМ" – это крупнейший региональный оператор в области наружной рекламы. Компания работает уже свыше 30 лет и на сегодняшний день входит в ТОП-3 российских рекламных агентств по охвату рекламной сети и количеству рекламных поверхностей.
Обязанности
•Навести порядок в документообороте в Ярославском офисе, затем масштабировать систему на другие регионы и выстроить связь с головным офисом;
•Создать и настроить документооборот, внедрить единый порядок оформления и движения документов;
•Работать с входящими закрывающими документами в программе компании, вести архив совместно с помощниками менеджеров;
•Выявлять потребности служб в документах, налаживать маршруты их движения;
•Обучать сотрудников основам документооборота, направлять их к секретарю для помощи с оформлением и хранением документов.
Административно-хозяйственные обязанности:
•Встречать гостей, быть лицом компании в офисе;
•Обеспечивать внутренние коммуникации (телефонные, электронные, личные);
•Поддерживать порядок в офисе, контролировать хранение имущества и документов, заказывать канцтовары;
•Оформлять курьерские отправки, принимать доставки, взаимодействовать со штатным курьером.
Требования
•Среднее профессиональное или высшее образование (профильное — документоведение, архивоведение, управление персоналом, менеджмент; допускается непрофильное при наличии переподготовки по делопроизводству).
•Понимание правил архивного хранения, сроков хранения документов, порядка проведения экспертизы ценности и формирования номенклатуры дел.
•Обязательный базовый уровень: MS Office (Word, Excel), работа с PDF, электронная почта, корпоративные чаты, Битрикс 24.
Профессиональные навыки
•Оформление и регистрация документов — корректное формирование реквизитов, нумерация, ведение журналов регистрации, контроль исполнения поручений.
•Архивирование и систематизация — формирование дел, ведение номенклатуры, подготовка описей, организация бумажного и электронного архива.
Личные качества и софт-скиллы
•Внимательность и аккуратность — ошибки в реквизитах делают документы недействительными.
•Системность и организованность — ключевые качества, так как вся роль построена на структуре и порядке.
•Умение обучать и объяснять — для проведения ликбезов и помощи сотрудникам в освоении правил документооборота.
•Коммуникабельность и тактичность — приходится напоминать о сроках, возвращать документы на доработку, согласовывать маршруты между разными службами.
•Стрессоустойчивость и пунктуальность — работа с жёсткими сроками и контролем исполнения поручений руководства.
Мы предлагаем
•Официальное трудоустройство по ТК РФ;
•Стабильную заработную плату и своевременные выплаты (зарплата обсуждается по итогам собеседования);
•График работы 5/2, с 8.00-17.00, с 9.00-18.00 на выбор;
•Работу в сплочённой команде профессионалов;
•Комфортабельный офис в центре города.
