Ассистент по документообороту
Сейчас мы ищем ассистента в SMM Team, в наш креативный дивизион — человека, который любит порядок в документах, умеет держать процессы под контролем и не теряется в многозадачности.
Задачи
— Подготовка договорных документов по проектам: приложений к договорам; дополнительных соглашений; спецификаций на оказание услуг; иных сопутствующих документов за соответствующие отчетные периоды.
— Подготовка новых договоров: для новых проектов; при переводе клиента с одного юридического лица на другое; сбор необходимых учредительных и реквизитных документов; взаимодействие с отделом продаж / тендерным отделом при необходимости.
— Запуск документов на внутреннее согласование: создание задач на корпоративном портале; направление документов на согласование в юридический отдел и бухгалтерию; контроль прохождения согласования; внесение необходимых корректировок.
— Согласование документов с клиентами: направление документов клиенту; получение и обработка комментариев; внесение правок; повторное согласование документов до получения финальной версии.
— Организация подключения контрагентов к ЭДО: сбор необходимых данных; внесение информации в таблицу на подключение к ЭДО; контроль настройки обмена электронными документами.
— Работа с ЭДО и 1С:ДО: загрузка документов в 1С; заполнение необходимых данных для запуска внутренних маршрутов согласования; отправка согласованных документов клиентам через Контур.Диадок; отслеживание статуса подписания документов; контроль получения документов, если клиент самостоятельно направляет их по ЭДО.
— Контроль подписания документов: отслеживание подписания документов обеими сторонами; работа с отклоненными документами и комментариями; контроль повторной отправки исправленных документов.
— Загрузка подписанных документов в проекты на корпоративном портале KIT.
— Подготовка и выставление закрывающих документов по проектам: УПД; актов; счетов; корректировочных и исправительных документов при необходимости.
— Ведение реестра документа для клиента.
— Работа с подрядчиками и поставщиками.
— Ведение реестра документов от подрядчиков и поставщиков: контроль наличия договоров, приложений, актов, счетов и иных документов; отслеживание статусов согласования и подписания.
— Запуск документов подрядчиков на согласование: создание задач на корпоративном портале либо контроль задач, созданных менеджерами; взаимодействие с юридическим отделом и бухгалтерией; контроль внесения необходимых правок.
— Контроль поступления документов от подрядчиков по ЭДО.
— Запуск согласованных документов на подписание в 1С.
— Контроль получения закрывающих документов и актов от подрядчиков.
— Заведение счетов и заявок на оплату подрядчиков, поставщиков, от менеджеров.
— Ведение реестра заявок и счетов на оплату для контроля сроков и статусов оплаты.
— Создание и оформление гарантийных писем для подрядчиков и поставщиков, организация их согласования и подписания.
— Добавление и корректное отражение расходов подрядчиков в соответствующих проектах.
— Подготовка и подача отчетности в ОРД через MediaScout.
Что мы ожидаем от тебя
— Опыт работы с 1С, 1С:ДО, Контур.Диадок, ЭДО, корпоративными порталами, Google Таблицами / Excel, договорами, УПД, актами, счетами и ОРД.
— Внимательность и аккуратность — умение замечать ошибки в датах, суммах, реквизитах, номерах договоров и формулировках.
— Ответственность — понимание того, что от своевременного оформления документов напрямую зависят оплаты и закрытие проектов.
— Системность — способность одновременно вести большое количество проектов и документов на разных этапах.
— Умение работать в режиме многозадачности — параллельно взаимодействовать с менеджерами, клиентами, подрядчиками, бухгалтерией и юридическим отделом.
— Обучаемость — готовность разбираться в новых процессах, требованиях клиентов и внутренних регламентах.
Мы предлагаем
— Гибкий гибридный график: мы работаем с понедельника по пятницу, формат работы удаленный с возможностью приезжать в офис в Москве 1 раз в 1-2 недели. У нас нет жесткого контроля за графиком, главное, чтобы задачи выполнялись вовремя.
— Дружную команду: ценим юмор, проводим корпоративы, организовываем клубы по интересам, квизы и другие мероприятия для общения с коллегами не только по рабочим задачам.
— Обучение и развитие: лекции, воркшопы, обмен опытом внутри команды, софинансирование профессионального обучения, возможность роста.
— Здоровые взаимоотношения: для нас важны честность и открытость, каждому из наших сотрудников предоставляется всесторонняя поддержка, возможность получения карьерных консультаций и индивидуальный план развития внутри компании.
— Дополнительные бонусы: ДМС, программа лояльности, корпоративный университет, скидки от партнеров, программа материальной помощи и другие различные мероприятия для сотрудников.
