О компании
Fusion Group — производственная компания полного цикла. Мы реализуем выставочные стенды, форумы, фестивали, городские мероприятия, арт-объекты, сцены и брендированные пространства под ключ. У нас собственное производство, сильная проектная команда и быстрый темп работы. Мы работаем с крупными брендами, выставками и мероприятиями, где особенно важны сроки, точность и порядок в процессах.
Сейчас мы ищем специалиста по документообороту, который будет отвечать за порядок в документах с клиентами, подрядчиками и внутри компании. Эта позиция подойдет человеку, который любит системность, внимателен к деталям и умеет доводить документы до полного закрытия.
Чем предстоит заниматься
•Вести документооборот с клиентами и подрядчиками.
•Готовить, отправлять и контролировать подписание договоров, приложений, счетов, актов, УПД и закрывающих документов.
•Запрашивать недостающие документы у подрядчиков, клиентов и менеджеров.
•Проверять корректность реквизитов, сумм, дат, подписей и комплектности документов.
•Вести реестры и отслеживать статусы документов по проектам.
•Контролировать сроки получения и подписания документов.
•Передавать полный комплект документов в бухгалтерию.
•Поддерживать порядок в электронном и бумажном архиве.
•Работать с ЭДО, почтой, таблицами и внутренними системами компании.
•Вести административную поддержку офиса.
Вызовы этой роли
Мы честно говорим о том, что роль требует внимательности, ответственности и умения работать в динамичной проектной среде.
•Точность в деталях. В документообороте важна внимательность: реквизиты, суммы, даты, подписи, приложения и закрывающие документы должны быть проверены корректно. От качества вашей работы зависит, насколько спокойно закрываются проекты, проходят оплаты и работает бухгалтерия.
•Много подрядчиков и клиентов. У нас одновременно идет несколько проектов, и по каждому может быть много участников: клиенты, подрядчики, менеджеры, бухгалтерия, производство. Важно уметь держать коммуникацию под контролем, фиксировать статусы и не терять документы в потоке задач.
•Ответственность за результат. Эта позиция не про «просто отправить документы». Важно видеть процесс целиком: что уже подписано, что находится в работе, чего не хватает, у кого завис вопрос и что нужно сделать дальше. Нам нужен человек, который умеет доводить задачи до завершения.
•Интересные проекты. Документы будут связаны не с однотипными операциями, а с реальными проектами: выставочными стендами, форумами, фестивалями, городскими мероприятиями, сценами, арт-объектами и брендированными пространствами. Работа динамичная, проектная и разнообразная.
Что для нас важно
•Опыт работы с документооборотом, договорами, актами, счетами или УПД.
•Понимание логики закрывающих документов.
•Внимательность, аккуратность и ответственность.
•Умение работать с большим количеством документов и задач.
•Способность самостоятельно контролировать сроки и статусы.
•Грамотная коммуникация с коллегами, клиентами и подрядчиками.
•Уверенное владение Excel / Google Таблицами, почтой и офисными программами.
Будет преимуществом
•Опыт работы с Диадок, СБИС или другим ЭДО.
•Опыт работы в 1С.
•Опыт работы в CRM-системах.
•Опыт работы в проектной, производственной, строительной или event-компании.
Мы предлагаем
•Работу в стабильной производственной компании.
•Участие в интересных проектах для крупных брендов, форумов, выставок и мероприятий.
•Понятную зону ответственности.
•Возможность влиять на порядок в документообороте и выстраивать более системный процесс.
•Команду, в которой ценят ответственность, внимательность и умение доводить задачи до результата.
Если вы любите порядок в документах, умеете держать сроки под контролем, спокойно работаете с большим объемом информации и хотите работать в компании с живыми, масштабными проектами — будем рады познакомиться.
