О роли
Небольшой family office ищет организованного, проактивного и внимательного к деталям специалиста на позицию Travel Assistant с функциями Office Manager. Вы станете ключевым звеном, обеспечивающим комфорт, мобильность и бесперебойную работу офиса для семьи и её команды.
Идеальный кандидат — человек, который любит порядок, умеет работать с людьми разного уровня, не теряется в форс-мажорах и способен держать в голове десятки задач одновременно, не забывая ни об одной.
Работа в паре с бизнес-ассистентом собственника компании.
Ключевые обязанности
Travel-поддержка (80%)
•Планирование и бронирование международных и внутренних поездок: авиабилеты, отели, трансферы, аренда авто, частная авиация;
•Разработка детальных маршрутов и travel-программ с учётом предпочтений и графика семьи;
•Оформление виз, страховок, подготовка всех необходимых документов;
•Взаимодействие с консьерж-сервисами, ресторанами, гидами и поставщиками услуг;
•Оперативное решение проблем в пути: задержки, отмены, изменения планов (24/7 в критических ситуациях);
•Ведение бюджета поездок и последующая отчётность.
Офис-менеджмент (20%)
•Обеспечение жизнедеятельности офиса: закупки, канцелярия, вода, кофе, расходные материалы;
•Взаимодействие с арендодателем, клининговыми и техническими службами;
•Ведение документооборота, работа с курьерами и почтой;
•Помощь в организации встреч, приёмов гостей, небольших мероприятий;
•Координация подрядчиков (IT, ремонт, доставка);
•Поддержка руководителя в административных вопросах.
Требования
•Опыт 3–5 лет в роли travel-ассистента, офис-менеджера, персонального ассистента или в туристической сфере (premium-сегмент);
•Английский язык — intermediate;
•Опыт самостоятельного планирования сложных маршрутов и бронирований;
•Отличные навыки работы с Google Workspace / MS Office, сервисами бронирования;
•Стрессоустойчивость, гибкость, умение работать в режиме многозадачности;
•Высокий уровень конфиденциальности и тактичности;
•Проактивность.
Личные качества
•Внимание к деталям и педантичность;
•Способность сохранять спокойствие в нестандартных ситуациях;
•Сильные коммуникативные навыки и чувство такта;
•Ответственность и чувство собственности к своей работе;
•Гибкость к меняющимся приоритетам.
Условия
•Работа в небольшой стабильной команде family office;
•Конкурентная зарплата по итогам собеседования;
•График: 5/2, офис.
