О роли
В отдел недвижимости требуется организованный, внимательный и самостоятельный специалист, который будет отвечать за административное обеспечение офиса, а также сбор и подготовку аналитической информации/отчетов.
Функционал
Аналитика и отчетность
•Подготовка ежемесячных сводных отчетов.
•Подготовка аналитических отчетов, выборок и справок по запросу руководителя.
•Ведение и актуализация реестров арендаторов, помещений, контактов и ключевых показателей.
•Сбор информации и подготовка материалов для руководителей компании.
Административное обеспечение офиса
•Полное обеспечение жизнедеятельности офиса.
•Заказ канцелярии, хозяйственных и расходных материалов.
•Контроль наличия необходимых запасов.
•Организация работы курьеров, отправки и получения корреспонденции.
•Контроль вопросов, связанных с телефонной связью, интернетом и другими офисными услугами.
•Организация оплаты текущих офисных расходов.
•Взаимодействие с поставщиками, подрядчиками и сервисными организациями.
•Организация мелких хозяйственных и технических вопросов.
•Организация ремонта, обслуживания и замены офисного оборудования и инвентаря.
•Организация встреч и административной поддержки сотрудников.
Документооборот и текущая работа
•Работа с входящей и исходящей корреспонденцией.
•Систематизация документов и информации, ведение архивов.
•Ведение рабочих таблиц, реестров и баз данных.
•Подготовка документов, справок и материалов по поручению руководителей.
•Контроль выполнения административных поручений.
•Взаимодействие с сотрудниками компании по организационным вопросам.
Требования
•Опыт работы офис-менеджером, административным координатором, ассистентом.
•Уверенный пользователь MS Office, особенно Excel и Word.
•Умение работать с большими массивами данных и отчетностью.
•Владение ИИ-инструментами (ChatGPT и аналоги) для оптимизации рабочих процессов - желательно.
•Грамотная устная и письменная речь.
•Высокая организованность, внимательность к деталям и ответственность.
•Умение самостоятельно расставлять приоритеты и контролировать выполнение задач.
•Коммуникабельность и корректность в общении с арендаторами, подрядчиками и коллегами.
•Проактивность - способность не только зафиксировать проблему, но и найти способ ее решения.
•Готовность работать в режиме многозадачности.
Что мы предлагаем
•График работы 5/2 с 10:00 до 19:00.
•Оформление по ТК РФ.
•Работа в офисе рядом с метро Курская/Чкаловская.
•Команда профессионалов.
•Возможности роста и развития в проектах Компании.
