Обязанности:
1. Ведение делопроизводства и внутреннего документооборота:
•организация документооборота;
•регистрация, учёт и контроль исполнения документов;
•формирование дел, подготовка документов к архивному хранению;
•разработка и актуализация номенклатуры дел;
•оформление приказов, распоряжений, писем, служебных записок и иных документов;
•ведение учёта и хранения печатей, штампов, бланков.
2. Приём и отправка корреспонденции:
•приём, первичная обработка и регистрация входящей корреспонденции (Почта России, электронная почта, курьерские службы);
•подготовка и отправка исходящей корреспонденции, ведение журнала отправки;
•распределение входящих документов по адресатам, контроль сроков исполнения;
•работа с электронной почтой: приём, сортировка, ответы по поручению руководителя.
3. Кадровое делопроизводство:
•оформление приёма сотрудников в соответствии с Трудовым кодексом РФ;
•ведение трудовых книжек, личных дел, личных карточек (Т-2);
•подготовка приказов по личному составу, ведение журнала учёта приказов;
•ведение табеля учёта рабочего времени (при необходимости);
•подготовка и сдача отчётности в ПФР, ФСС, ФНС (в части кадров) в пределах компетенции;
•консультирование сотрудников по кадровым вопросам.
4. Ведение воинского учёта:
•постановка на воинский учёт и снятие с учёта сотрудников;
•ведение учётных документов по воинскому учёту;
•взаимодействие с военными комиссариатами, органами местного самоуправления;
•подготовка и сдача отчётности по воинскому учёту;
•хранение и учёт бланков строгой отчётности по воинскому учёту.
5. Приобретение авиа- и жд-билетов для сотрудников:
•поиск и бронирование авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников;
•оформление командировочных документов, взаимодействие с агентствами;
•контроль сроков вылета/выезда и своевременное информирование сотрудников;
•отчётность по приобретённым билетам.
6. Организация жизнедеятельности офиса:
•заказ канцелярских товаров, хозяйственных принадлежностей, питьевой воды;
•взаимодействие с поставщиками и подрядчиками (уборка, ремонт, обслуживание техники).
7. Встреча гостей и поддержка сотрудников по административным вопросам:
•встреча и приветствие гостей, организация приёма (чай, кофе);
•координация визитов, уведомление сотрудников;
•помощь сотрудникам по административным вопросам (справки, копии, оформление пропусков);
•выполнение личных поручений руководителя, связанных с организацией работы офиса.
8. Дополнительные обязанности:
•участие в подготовке и проведении совещаний, оформление протоколов;
•выполнение отдельных поручений руководителя;
•соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда и пожарной безопасности;
•сохранение конфиденциальности служебной информации.
Требования:
•Опыт работы офис-менеджером или в административной сфере от 1 года
•Знание основ делопроизводства и кадрового учёта
•Уверенное владение ПК (Word, Excel, электронная почта)
•Внимательность, ответственность, умение работать с большим объёмом информации
•Грамотная устная и письменная речь
•Готовность учиться новому и развиваться вместе с компанией
Условия и преимущества:
•Официальное трудоустройство по ТК РФ
•График работы 5/2, с 8:30 до 17:30, в пятницу с 8:30 до 17:00
•Современный офис и дружный коллектив профессионалов
•Возможности для профессионального роста
•Стабильная заработная плата
