О роли
Наша команда ищет специалиста, который возьмёт на себя организацию мероприятий для бизнес-партнёров Яндекс Путешествий: бизнес-завтраков, ужинов, региональных встреч, выездов и ежегодной конференции «Всё включено». Вам предстоит вести проекты вместе с агентствами и организовывать участие команды в отраслевых конференциях и выставках.
Бизнес-встречи — регулярная и весомая часть работы. Важно относиться к их содержанию, сервису и деталям с таким же вниманием и заинтересованностью, которые требуются для крупных мероприятий на несколько сотен участников.
Работа с внутренними заказчиками
Вы будете уточнять цели мероприятий, собирать вводные, предлагать подходящий формат, согласовывать концепцию, бюджет и сроки. Необходимо будет вести коммуникацию с командой заказчиков: фиксировать договорённости, координировать согласования и держать всех в курсе подготовки.
Организация тендеров и управление агентствами
Вам предстоит готовить брифы, организовывать тендеры, оценивать предложения и выбирать подрядчиков совместно с отделом закупок. Кроме того, нужно будет проверять и оптимизировать сметы, распределять задачи, контролировать сроки и качество работы агентств.
Подготовка бизнес-завтраков, ужинов и региональных встреч
Вы будете вести подготовку собственных мероприятий в Москве и регионах: от выбора площадки и проработки программы до технического оснащения, кейтеринга, логистики и регистрации гостей. Также вам предстоит координировать работу на площадке, при необходимости — онлайн-трансляцию; организовывать участие в отраслевых событиях: договариваться с организаторами, сопровождать подготовку стендов, материалов и выступлений команды.
Проведение крупных мероприятий
Вам предстоит вести масштабные проекты, включая ежегодную конференцию «Всё включено»: координировать работу агентств и внутренних команд, контролировать застройку, технический продакшен и проведение события. Такие проекты — меньшая часть работы; основной фокус — профильные конференции и мероприятия для отельеров.
Контроль бюджета и результатов
Вы будете вести календарь мероприятий и бюджет, сопровождать договоры, контролировать оплату и закрывающие документы. Вместе с заказчиками вам предстоит оценивать результаты мероприятий (посещаемость, обратную связь участников, выполнение бизнес-задач) и использовать выводы при подготовке следующих событий.
Требования
•Организовывали мероприятия и самостоятельно отвечали за проекты полного цикла не менее четырёх лет
•Проводили крупные мероприятия на несколько сотен участников, работали над интеграциями в профильные конференции, организовывали бизнес-завтраки и бизнес-ужины, можете показать кейсы и объяснить свою роль
•Умеете проводить тендеры, разбирать сметы и управлять работой агентств и подрядчиков
•Выстраиваете понятную коммуникацию с внутренними заказчиками, умеете договариваться и аргументировать решения
•Ведёте несколько проектов одновременно, внимательны к деталям и спокойно относитесь к регулярным организационным задачам
•Готовы к командировкам и работе на площадках в разных городах
Будет плюсом
•Занимались организацией B2B-мероприятий
•Работали в туристической или гостиничной отрасли
