Обязанности
Управление временем CEO
•Формирует и ежедневно актуализирует календарь CEO: встречи, совещания, выезды, переговоры, стратегические блоки, личные и резервные окна;
•Предварительно оценивает целесообразность входящих встреч: цель, участники, ожидаемое решение, материалы, необходимое время CEO;
•Не допускает включения в календарь встреч без понятной цели, владельца вопроса и ожидаемого результата;
•Подтверждает встречи с участниками, контролирует готовность материалов и напоминает о них заблаговременно;
•Организует командировки, деловые поездки, производственные выезды и визиты партнёров;
•Принимает, систематизирует и приоритизирует входящую корреспонденцию, обращения, документы и запросы для CEO;
•Готовит к рассмотрению CEO краткие справки по вопросу: суть, инициатор, срок, требуемое решение, приложенные материалы и риски;
•Проверяет проекты приказов, писем, служебных записок, договорных и иных документов на комплектность, корректность оформления, наличие виз и приложений;
•По поручению CEO готовит проекты писем, запросов, протокольных решений, поручений, приказов и презентационных материалов;
•Ведёт единое структурированное электронное хранилище документов CEO с понятными правилами доступа, версионности и конфиденциальности;
•Обеспечивает, чтобы на подпись CEO поступали только подготовленные документы: с понятной сутью, ответственным, финансовыми последствиями и согласованиями.
Совещания и протоколы
•Формирует годовой и месячный календарь регулярных управленческих совещаний CEO;
•Организует еженедельные оперативные, ежемесячные производственно-экономические, проектные и иные совещания;
•Не позднее установленного срока собирает повестку, отчёты, план-факт показатели, материалы по проблемам и предложениям решений;
•Ведёт протокол совещания в формате: решение — действие — ответственный — срок — критерий завершения;
•Рассылает утверждённые протоколы участникам и вносит поручения в реестр контроля.
Контроль поручений
•Фиксирует формулировку результата, владельца поручения, срок, промежуточные контрольные точки и статус исполнения;
•Еженедельно представляет CEO краткий отчёт: выполнено, просрочено, под риском, требует решения CEO;
•Напоминает ответственным о сроках, запрашивает подтверждение фактического статуса и доказательства выполнения;
•Эскалирует CEO просрочки, отсутствие ответа, конфликт ресурсов или ситуацию, когда поручение формально закрыто, но результат не достигнут.
Коммуникации и приёмная
•Организует внешние и внутренние коммуникации CEO: телефонные переговоры, встречи, приём посетителей, переписку, приглашения;
•Выступает первым фильтром входящих запросов к CEO, корректно направляя вопросы в соответствующие подразделения и оставляя CEO только вопросы его уровня;
•Поддерживает деловой стиль общения с сотрудниками, собственниками, клиентами, поставщиками, банками, аудиторами и государственными органами.
Административное обеспечение
•Организует рабочее место CEO, обеспечивает готовность переговорных, средств связи, материалов и оборудования к встречам;
•Взаимодействует с IT, службой безопасности, HR, бухгалтерией и др. по вопросам обеспечения деятельности CEO;
•Участвует в подготовке корпоративных мероприятий, рабочих сессий, визитов клиентов, партнёров и аудиторов.
Требования
•Опыт работы персональным/бизнес-ассистентом руководителя от 3 лет;
•Свободный английский язык (не ниже уровня B2) — желательно;
•Развитые навыки тайм-менеджмента, умение координировать задачи в режиме многозадачности;
•Высокая грамотность, знание бизнес-этикета и правил делового общения;
•Проактивность, умение самостоятельно принимать решения в рамках своих компетенций;
•Готовность к ненормированному рабочему дню (при производственной необходимости).
Условия
•Уровень заработной платы обсуждается с успешным кандидатом;
•Место работы — офис на ул. Чаадаева, д. 3Б;
•Оформление — трудовой договор;
•График работы — пятидневная рабочая неделя с 8 до 17, сб., вс. выходной;
•ДМС.
