Обязанности
1. Работа с руководителем
•Планирование и координация рабочего графика: ведение календаря, организация встреч и мероприятий.
•Организация участия в мероприятиях и бизнес-сообществах.
•Обеспечение взаимодействия с топ-менеджментом, структурными подразделениями, сотрудниками и внешними контрагентами.
•Организация командировок полного цикла: маршруты, билеты, отели, логистика, визы, решение нештатных ситуаций.
•Закрытие командировок: сбор и проверка чеков, подготовка документов для бухгалтерии.
•Сбор данных, консолидация, подготовка проектов решений и предложений по поручениям. Контроль исполнения поручений и соблюдения сроков.
•Подготовка структурированной информации и отчётности.
•Сбор и подготовка личных документов, заполнение анкет.
•Выполнение личных поручений генерального директора.
Работа с календарем:
•Роль «хранителя времени»: защита от ненужных встреч, видение свободных окон и их эффективное использование.
•Напоминание о необходимости периодических встреч с руководителями.
•Поддержание непрерывности работы между встречами: фиксация поручений и контроль возврата к важным вопросам.
2. Административно-хозяйственное обеспечение компании
•Взаимодействие с управляющими компаниями по объектам недвижимости и офисным помещениям.
•Работа с арендаторами: поиск, ведение переговоров, заключение и сопровождение договоров, решение текущих вопросов (в пределах полномочий).
•Формирование и контроль административного бюджета в зоне ответственности.
•Организация ремонта и улучшения офисного пространства (установка перегородок, вендинга, кофемашин, кулеров и иной инфраструктуры) с контролем результата подрядчиков.
Координация работы ресепшена и поддержка руководства:
•Взаимодействие со вторым сотрудником ресепшена.
•Прием, распределение и обработка входящих звонков и корреспонденции.
•Организация встреч: бронирование переговорных, оформление пропусков для гостей.
•Подготовка и рассылка писем и документов по заданию руководства.
Хозяйственное обеспечение офиса (на время замещения ответственного сотрудника):
•Заказ канцелярии, продуктов, расходных материалов.
•Контроль чистоты и порядка в офисе (кухня, зоны отдыха).
•Взаимодействие с подрядчиками и обслуживающими организациями.
Требования
•Образование: высшее.
•Опыт: не менее 3 лет в роли ассистента/помощника генерального директора, собственника или первых лиц компании. Понимание специфики работы с руководством высшего звена.
•Навыки: умение управлять приоритетами и эффективно работать в режиме многозадачности.
•Личные качества: высокая самоорганизация, ответственность, аналитический склад ума и быстрота мышления.
•Инструменты: уверенное владение Excel, Google Таблицами и программами для создания презентаций.
•Подход к работе: привычка доводить начатое до конца и нести ответственность за результат.
•Знание английского языка.
Ключевые компетенции:
•Проактивность: умение самостоятельно выявлять проблемы или возможности и предлагать пути их решения.
•Внимательность: высокая дотошность при работе с документами и данными.
•Многозадачность: способность одновременно вести множество задач без потери качества.
•Технологичность: уверенное владение современными IT-инструментами и быстрое освоение нового ПО.
•Работа с информацией: навыки поиска, анализа и структурирования данных.
•Коммуникация: уверенное и корректное общение.
•Конфиденциальность: абсолютное требование.
•Обучаемость: желание развиваться и расти профессионально.
Условия
•Официальное оформление.
•Компенсация проезда и мобильной связи.
•Частичная компенсация питания.
•ДМС со стоматологией.
•Фрукты, чай, кофе в офисе.
•Ненормированный график.
•Классный коллектив и возможность роста и развития.
