Описание
Управляющая компания производственной группы «Возрождение-Неруд», работающей в сфере добычи и реализации нерудных строительных материалов, приглашает помощника генерального директора с функциями офис-менеджера.
Ищем ответственного и самостоятельного специалиста, который обеспечит организационную поддержку руководителя, контроль исполнения поручений и бесперебойную административную работу головного офиса.
Основные обязанности
1. Организационная поддержка генерального директора
•Планирование рабочего графика, организация встреч, переговоров и совещаний.
•Подготовка деловой корреспонденции, писем, служебных записок и других документов.
•Организация согласования и подписания документов.
•Подготовка необходимых материалов к встречам и совещаниям.
•Организация командировок, бронирование билетов и гостиниц.
•Выполнение текущих организационных поручений генерального директора.
2. Контроль поручений и взаимодействие с подразделениями
•Ведение единого реестра поручений генерального директора с указанием ответственных и сроков исполнения.
•Подготовка еженедельного отчёта о статусе поручений.
•Контроль соблюдения сроков, напоминание ответственным исполнителям.
•Уточнение причин задержек и новых сроков исполнения, своевременное информирование руководителя.
•Подготовка протоколов совещаний и контроль выполнения принятых решений.
•Сбор и систематизация необходимой информации от структурных подразделений.
3. Организация административной работы головного офиса
•Обеспечение бесперебойной работы офиса численностью около 25 сотрудников.
•Заказ канцелярских, хозяйственных и расходных материалов.
•Взаимодействие с поставщиками, курьерскими и обслуживающими организациями.
•Контроль состояния офисных помещений, мебели и оборудования, организация устранения неисправностей.
•Организация приёма посетителей и деловых партнёров.
•Обработка входящей корреспонденции и организационных обращений.
•Контроль административных расходов в рамках согласованного бюджета.
4. Корпоративные и представительские задачи
•Организация заказа корпоративной, сувенирной и брендированной продукции.
•Взаимодействие с типографиями и поставщиками, согласование макетов, стоимости и сроков.
•Организационная поддержка корпоративных мероприятий и деловых встреч.
Требования
•Высшее образование.
•Опыт работы помощником руководителя, бизнес-ассистентом или офис-менеджером от 3 лет.
•Грамотная устная и письменная речь, уверенные навыки деловой переписки.
•Уверенное владение MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
•Умение планировать рабочее время, расставлять приоритеты и контролировать выполнение задач.
•Навыки эффективной деловой коммуникации с руководителями и сотрудниками разных подразделений.
•Самостоятельность, инициативность, ответственность, внимательность к деталям.
•Дипломатичность, эмоциональная устойчивость и соблюдение конфиденциальности.
•Опыт использования ИИ-инструментов для решения рабочих задач будет преимуществом.
Условия
•Официальное трудоустройство по ТК РФ.
•Заработная плата — 120 000 рублей на руки.
•График работы 5/2, с 08:00 до 17:00.
•Работа в офисе: Санкт-Петербург, 5 минут пешком от станции метро «Нарвская».
•Непосредственное взаимодействие с генеральным директором.
•Работа в производственной группе компаний с выстроенной структурой управления.
•Возможность профессионального развития.
Мы ищем человека, который умеет не только выполнять поручения, но и самостоятельно организовывать рабочие процессы, поддерживать порядок в задачах и своевременно предлагать решения.
