О компании
Управляющей компании «Нева Фасилити Менеджмент» нужен в команду помощник руководителя с функцией офис-менеджера.
Мы ищем человека, который умеет системно организовывать рабочие процессы, внимательно относится к деталям и способен самостоятельно решать широкий круг организационных вопросов.
Нам важны: высокий уровень ответственности, деловая культура, грамотная речь и умение эффективно взаимодействовать как с руководителем, так и с сотрудниками компании, партнёрами и подрядчиками.
Задачи в роли помощника руководителя
•Ведение и координация календаря руководителя.
•Контроль выполнения поставленных задач и договорённостей.
•Выполнение отдельных поручений руководителя.
•Покупка билетов, бронирование гостиниц, организация трансферов и командировок.
•Организация очных встреч, совещаний и видеоконференций.
•Подготовка протоколов встреч, контроль информирования участников и последующих договорённостей.
•Организационная поддержка руководителя в текущих рабочих вопросах.
Задачи в роли офис-менеджера
•Обеспечение офиса всем необходимым: канцелярией, водой, расходными материалами, картриджами, представительскими и другими ТМЦ.
•Контроль стабильной работы интернета, электронной и телефонной связи, мобильной связи; взаимодействие с подрядчиками по возникающим вопросам.
•Взаимодействие с арендодателем по вопросам аренды, доставки и эксплуатации офиса.
•Отправка и получение почтовой и корпоративной корреспонденции.
•Организация пропусков и гостиничного размещения сотрудников в командировках.
•Контроль уборки и общего состояния офиса.
•Контроль оплат в зоне своей ответственности.
•Организация корпоративных мероприятий, включая подготовку и закупку корпоративных подарков.
•Оказание организационной и административной помощи сотрудникам офиса.
Наши ожидания
•Знание делового этикета и умение выстраивать профессиональную коммуникацию с руководителем, партнёрами и сотрудниками компании.
•Практический опыт организации и ведения рабочих и административных процессов в обозначенных зонах ответственности.
•Уверенное владение офисными компьютерными программами и оргтехникой.
•Навыки деловой переписки, работы с корпоративной документацией и регистрации корреспонденции.
•Системность, высокая исполнительская дисциплина и внимательность к деталям.
•Сдержанность, доброжелательность и корректность в коммуникации.
•Грамотная устная и письменная речь.
•Способность работать самостоятельно, держать в фокусе несколько задач одновременно и доводить начатое до результата.
Мы предлагаем
•Заработную плату 110 000–130 000 ₽, конкретный уровень — по результатам собеседования.
•Разноплановую работу с непосредственным взаимодействием с руководителем.
•Зону ответственности, в которой ценятся самостоятельность, организованность и инициативность.
•Возможность стать важной частью рабочего процесса и напрямую влиять на качество его организации.
Работа в офисе, в центре города, 5/2.
