Обязанности:
1. Делопроизводство и документооборот
•Ведение делопроизводства в полном объеме: организация и осуществление внутреннего бумажного и электронного документооборота (ЭДО).
•Обработка, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, а также организационно-распорядительной документации с последующим направлением в соответствующие подразделения.
•Ведение реестров входящей/исходящей корреспонденции, клиентских договоров и договоров с поставщиками (включая сканирование и размещение в системе).
•Подготовка реестров писем для руководства на подпись.
•Контроль сроков исполнения документов.
•Активная работа в Битрикс24 и системах ЭДО.
•Участие в подготовке ответов на претензии, запросы и иные официальные письма по согласованию с ответственными сотрудниками, сбор необходимых документов и направление согласованных ответов адресатам.
•Ознакомление с материалами дел в судах.
2. Организация поездок и командировок
•Полное оформление служебных командировок для сотрудников центрального офиса и филиалов.
3. Административно-хозяйственное обеспечение
•Контроль остатков и своевременный заказ канцелярских и хозяйственных принадлежностей (Комус, Офисмаг и аналоги), а также продуктов питания (кофе, чай, вода и т.д.).
•Подготовка и оснащение рабочих мест для новых сотрудников (обеспечение необходимой техникой и канцелярией).
•Контроль поддержания чистоты и порядка в офисных помещениях (взаимодействие с клинингом).
•Администрирование корпоративного питания: оформление и контроль использования обеденных карт сотрудников.
•Администрирование офисной техники: контроль исправности и своевременная подача заявок на ремонт или обслуживание.
4. Почтовая и курьерская логистика
•Взаимодействие с Почтой России и курьерскими службами: получение, оформление и бесперебойная отправка писем и документов.
•Подготовка писем и приложений к отправке: печать, сбор необходимых документов у сотрудников, включая оригиналы, отправка с описью вложения и уведомление ответственного сотрудника об отправке.
5. Организация пропускного режима и безопасность
•Оформление временных и постоянных пропусков для сотрудников и гостей (в т.ч. в г. Троицк).
•Оформление заявок на парковку для гостей (включая автомобили с иностранными номерами) и внесение автомобилей сотрудников в списки на парковку.
•Подача заявок на использование грузового лифта для нужд офиса.
Требования:
•Образование не ниже среднего профессионального, предпочтительно юридическое.
•Знание ПК и офисных приложений.
•Знание оргтехники (сканер, ксерокс, факс, мини АТС).
•Владение технологиями документооборота.
•Грамотная письменная и устная речь.
•Преимуществом будет знание системы Битрикс24.
•Высокая степень аккуратности и внимательности к деталям (ошибки в документах или цифрах недопустимы).
•Умение грамотно планировать свое рабочее время, расставлять приоритеты и работать в режиме многозадачности.
Мы предлагаем:
•Официальное трудоустройство с первого дня, белая заработная плата (оклад + бонусная часть за выполнение KPI отдела).
•Работу в комфортном офисе: оплачиваемые обеды, кофемашина, бесплатная парковка.
•Активную корпоративную жизнь: два масштабных корпоратива в год, подарки на дни рождения, новогодние подарки детям, корпоративный мерч.
•Стабильные выплаты заработной платы (мотивация обсуждается индивидуально с каждым кандидатом).
