О компании
АРХИСТРА — архитектурное бюро, которое проектирует штаб-квартиры, корпоративные интерьеры и общественные пространства для крупнейших российских компаний.
Ищем человека, который будет отвечать за организацию ежедневной работы офиса, документооборот и координацию текущих административных задач.
Если вы любите порядок, умеете самостоятельно решать вопросы, не теряете документы и сроки и комфортно чувствуете себя в режиме многозадачности — будем рады познакомиться.
Обязанности
Документооборот и коммуникации:
•ведение входящей и исходящей корреспонденции и соответствующих реестров;
•прием, отправка и передача документов и образцов;
•взаимодействие с заказчиками, подрядчиками, курьерскими и почтовыми службами;
•сканирование, систематизация и размещение документов на корпоративном сервере;
•ежедневный контроль входящей корпоративной почты;
•прием и обработка входящих звонков.
Административное сопровождение офиса:
•взаимодействие с собственником помещения по текущим вопросам;
•организация и контроль клининга;
•контроль показаний счетчиков и передача их собственнику;
•контроль оплаты услуг связи;
•обеспечение офиса канцтоварами, хозяйственными и расходными материалами;
•организация печати и изготовления альбомов и других материалов в типографиях;
•выполнение запросов сотрудников по печати, сканированию и копированию документов;
•организация внутренних корпоративных мероприятий.
Конкурсы, премии и PR:
•подготовка и подача заявок на архитектурные конкурсы и профессиональные премии;
•контроль сроков подачи заявок и прохождения процедур;
•сбор и систематизация необходимых материалов;
•взаимодействие с PR-агентствами и контроль выполнения договоренностей;
•подготовка и размещение информационных публикаций в корпоративной группе «Новости».
Общее:
•выполнение административных и организационных поручений руководителей;
•оперативное решение текущих организационных вопросов;
•участие в обеспечении бесперебойной работы офиса.
Требования
•опыт работы офис-менеджером, администратором, секретарем, ассистентом или на аналогичной позиции;
•грамотная устная и письменная речь;
•уверенное владение ПК и офисными программами;
•внимательность и аккуратность в работе с документами;
•организованность и умение соблюдать сроки;
•способность самостоятельно расставлять приоритеты и доводить задачи до результата;
•хорошие коммуникативные навыки;
•ответственность, исполнительность и инициативность;
•готовность работать с разноплановыми задачами.
Будет преимуществом
•опыт взаимодействия с типографиями и внешними подрядчиками;
•опыт подготовки заявок на конкурсы и профессиональные премии;
•понимание специфики работы с проектной документацией.
Условия
•оформление по ТК РФ;
•график 5/2 c 09:00 - 18:00;
•полный рабочий день;
•работа в офисе;
•интересные и разнообразные задачи, связанные с архитектурными проектами;
•работа в профессиональной команде в дружном коллективе;
•возможность развиваться в сфере административного и проектного сопровождения.
