Описание
В стабильно развивающуюся инжиниринговую компанию с 15-летним опытом работы на рынке требуется административный менеджер / координатор проектов. Основная задача — обеспечивать своевременное и корректное ведение проектного документооборота, помогать руководителям проектов решать организационные вопросы и контролировать выполнение административных процедур на всех этапах реализации проектов.
Задачи
•Полный цикл делопроизводства по вверенным проектам: организация согласования и заключения договоров и дополнительных соглашений.
•Подготовка финансовых и технических актов, справок и сопроводительных документов; организация их согласования и подписания представителями Заказчика и Исполнителя.
•Контроль документооборота по проектам: сбор возвратных оригиналов, проверка корректности закрывающих бухгалтерских документов и наличия оригиналов в офисе.
•Организация архивации проектной документации.
•Формирование и поддержание в актуальном состоянии отчётных документов и реестров: исполнения обязательств по проектам и договорам, входящей и исходящей документации, договоров и платежей.
•Организация документооборота с субподрядчиками компании в рамках реализации проектов.
•Помощь руководителям проектов в составлении планов-графиков, подготовке сопроводительных писем и другой проектной документации.
•Поддержка сотрудников по текущим проектным запросам: организация транспорта и логистики, поиск субподрядчиков, заказ пропусков и оформление различных заявок.
•Координация решения текущих организационных вопросов, взаимодействие с коллегами и внешними контрагентами.
•Выполнение организационных и административных поручений руководителей проектов в рамках реализации проектов.
•Административное сопровождение поставок оборудования и грузов из-за рубежа в Россию.
•Подготовка и оформление документов по внешнеэкономическим сделкам: контрактов, дополнительных соглашений, инвойсов, упаковочных листов и сопутствующей документации.
•Взаимодействие с зарубежными поставщиками, логистическими компаниями и перевозчиками по вопросам организации и сопровождения поставок.
•Координация взаимодействия с таможенным брокером: своевременная подготовка и передача необходимых документов и информации для таможенного оформления.
•Взаимодействие со складами временного хранения (СВХ), координация вопросов размещения и выдачи грузов, сбор и передача необходимых документов.
•Контроль комплектности документов и координация участников процесса на различных этапах поставки.
Требования
•Опыт административной и организационной работы в коммерческой компании или государственном учреждении.
•Практический опыт ведения делопроизводства и документооборота в рамках проектов.
•Умение работать с договорами, дополнительными соглашениями, актами и сопроводительной документацией.
•Уверенное владение MS Office и готовность быстро осваивать новое программное обеспечение.
•Проактивный подход к решению задач: умение самостоятельно находить информацию, взаимодействовать с коллегами и контрагентами и доводить вопросы до результата.
•Системное мышление, внимательность к деталям, аккуратность и любовь к порядку.
•Ответственность, доброжелательность и готовность помогать коллегам в решении рабочих вопросов.
Будет плюсом:
•Опыт работы с внешнеэкономической деятельностью (ВЭД), международными поставками, логистическими компаниями и складами временного хранения.
•Опыт подготовки и сопровождения внешнеторговых контрактов, дополнительных соглашений, инвойсов, упаковочных листов и других документов по поставкам.
•Опыт взаимодействия с таможенными брокерами и сопровождения таможенного оформления грузов.
•Опыт работы с казначейством, сопровождения платежей и контроля целевого использования денежных средств.
•Опыт работы с бюджетными средствами, субсидиями, грантами и программами финансирования, реализуемыми фондами и другими организациями.
•Навыки подготовки отчётности по использованию целевых средств, ведения реестров обязательств и платежей, контроля сроков и комплектности подтверждающих документов.
Условия
•Оклад от 100 000 рублей плюс ежемесячный бонус.
•Официальное оформление по ТК РФ.
•Доход не ограничивается окладом и может увеличиваться за счёт премий за существенный вклад в работу компании.
•Испытательный срок — 3 месяца.
•ДМС с первого дня работы.
•График работы обсуждается с руководителем.
•Возможность частичной удалённой работы.
