Обязанности
Административный блок
•Жизнеобеспечение офиса: канцелярия, вода, хозяйственные товары, обслуживание техники, взаимодействие с арендодателем и клининговой службой
•Приём звонков, гостей и корреспонденции, работа с курьерскими службами
•Организация командировок под ключ: билеты РЖД и авиа, бронирование гостиниц, аренда транспорта, оформление приказов
•Организация участия компании в выставках и деловых мероприятиях: размещение, транспорт, подбор подрядчиков, перевозка оборудования
Финансовый блок
•Приём и проверка чеков от монтажных бригад, составление за них авансовых отчётов
•Подготовка заявок на командировочные и подотчётные суммы
•Приём и первичный контроль документации: накладные, акты, счета-фактуры
•Комплектование пакетов документов для передачи в московский финансовый офис, ведение реестров передачи
Делопроизводство
•Регистрация входящих и исходящих документов, ведение номенклатуры дел, архив
•Сканирование и систематизация документов, работа в системах электронного документооборота
•Учёт офисного имущества, участие в инвентаризациях
Требования
•Опыт от 2 лет офис-менеджером, административным ассистентом или помощником руководителя с финансовой нагрузкой
•Обязателен практический опыт работы с авансовыми отчётами и подотчётными суммами — это ежемесячная рутина, а не разовые задачи
•Понимание состава первичных документов: кандидат видит, чего не хватает в пакете, до того как он уедет в Москву
•Уверенный Excel: сравнение предложений поставщиков, реестры, сводные таблицы
•Опыт самостоятельного бронирования билетов и гостиниц
•1С и электронный документооборот (Диадок, СБИС)
•Грамотная письменная речь, аккуратность, умение вести несколько задач параллельно и держать сроки без напоминаний
•Образование высшее или среднее профессиональное
•Обязательное предоставление рекомендательных писем и/или контактов с предыдущих мест работы
Будет преимуществом
•Опыт работы в строительной, проектной или ИТ-компании
•Опыт организации участия компании в выставках
•Навык работы с транспортными компаниями и отправкой грузов
Условия
•Оформление по ТК РФ с первого дня
•70 000 – 90 000 ₽ на руки по результатам собеседования
•График 5/2 с 9:00 до 18:00, работа в офисе
•Офис на Васильевском острове, 13-я линия, БЦ «Голицын»
•Прямое взаимодействие с руководством компании и головным офисом в Москве
