О компании
ООО ПСК «Астра» – это стабильная проектно-строительная компания с выстроенными процессами и понятной структурой работы. Документооборот, коммуникации и организация офиса являются важной частью ежедневной деятельности, поэтому компания ищет внимательного и ответственного секретаря, который станет опорой в административных вопросах.
Чем предстоит заниматься
Делопроизводство и документооборот
•Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, распределение по ответственным сотрудникам.
•Подготовка, оформление и печать документов по шаблонам: письма, запросы, сопроводительные, доверенности, приказы.
•Сканирование, копирование, прошивка и комплектация документов.
•Контроль подписания и согласования документов, напоминания ответственным.
•Поддержание порядка в бумажном и электронном архиве, оперативный поиск документов по запросу.
Телефония и коммуникации
•Приём входящих звонков, первичная консультация, переадресация на сотрудников.
•Фиксация обращений и передача информации адресатам.
•Взаимодействие с курьерами, контрагентами, сервисными и обслуживающими организациями.
Жизнеобеспечение офиса
•Заказ канцелярии, воды, хозяйственных товаров, расходных материалов для оргтехники.
•Поддержание порядка в приёмной, помощь в организации встреч (чай/кофе при необходимости).
Почта и доставка
•Работа с почтовым агентом и службами доставки: оформление отправлений, контроль трекинга, получение закрывающих документов.
•Еженедельный приём и отправка почты (Почта России), ведение реестра отправлений.
•Подготовка конвертов и вложений, маркировка, оформление описей и уведомлений при необходимости.
Дополнительно
•Административная поддержка руководителя (поручения, организационные вопросы).
•Приобретение авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц для сотрудников.
Кого мы ищем
Опыт и базовые знания
•Опыт работы секретарём, офис-менеджером или администратором от 1 года.
•Знание основ делопроизводства и документооборота: регистрация, хранение и маршрутизация входящей/исходящей корреспонденции.
•Практический опыт работы с физической почтой и курьерскими службами: оформление отправлений, ведение реестров, трекинг и контроль доставки.
Профессиональные навыки
•Уверенное владение ПК: MS Word, Excel, электронная почта, календарь, мессенджеры.
•Оформление документов по шаблонам: письма, запросы, сопроводительные, доверенности, приказы.
•Работа с оргтехникой: сканер/МФУ, копирование, печать, базовое обслуживание (замена бумаги/картриджа, проверка очереди печати).
•Приём и переадресация звонков: корректная коммуникация, фиксация обращений, передача информации адресату.
•Ведение журналов и реестров (Excel/таблицы): входящая/исходящая корреспонденция, отправления, заявки на офисные закупки.
Личные качества
•Аккуратность и внимательность к деталям: ФИО, даты, номера, вложения, версии документов.
•Системность и умение поддерживать порядок в документах и процессах.
•Коммуникабельность, вежливость и стрессоустойчивость при входящих звонках и срочных задачах.
•Ответственность, дисциплина и соблюдение сроков поручений.
•Умение расставлять приоритеты.
•Соблюдение конфиденциальности.
Что мы предлагаем
•Заработную плату по рынку и компетенциям соискателя;
•Оформление в соответствии с ТК РФ;
•Гибкий испытательный срок (1 - 3 месяца);
•График работы: 5/2 с 8.30 до 17.30, пятница сокращенный рабочий день до 17:00;
•Корпоративные мероприятия;
•Безлимитный чай, кофе и сладости.
