О компании
Crystalia Glass LLC является ведущим поставщиком премиальных стеклянных изделий, которому доверяют такие известные клиенты, как SpaceX, Nike, Starbucks, Bank of America, Yves Saint Laurent и многие другие. Основанная в 2017 году в Нью-Йорке, компания теперь работает по всей территории Соединённых Штатов, предоставляя высококачественные стеклянные решения как для жилых, так и для коммерческих проектов.
Мы ищем бизнес-ассистента генерального директора с русским (C1+) и английским (C1+) языками.
Тип занятости
•Полный рабочий день с 8:30 до 17:00, Нью-Йорк (часовой пояс EST).
•Удалённая работа.
•Договор B2B (статус индивидуального предпринимателя или корпоративное лицо).
Исполнительная поддержка и координация
•Управление ежедневным, еженедельным и ежемесячным расписанием генерального директора; организация встреч, звонков и деловых поездок.
•Приоритизация задач, управление сроками и обеспечение эффективного использования времени генерального директора.
•Предвидение потребностей генерального директора и подготовка соответствующей информации, материалов или отчетов заранее.
•Фильтрация и организация входящей коммуникации; составление корреспонденции и отчетов на английском и русском языках.
•Соблюдение конфиденциальности и профессионализма во всех аспектах работы.
Бизнес и административная поддержка
•Подготовка презентаций, резюме и аналитических отчетов для принятия решений.
•Координация внутренней и внешней коммуникации от имени генерального директора.
•Поддержка текущих проектов компании: мониторинг прогресса, сбор данных, подготовка обновлений.
•Управление взаимодействием с поставщиками, подрядчиками и партнерами.
•Ведение учета, документации и административных файлов в порядке.
•Открытие и продление бизнес-лицензий по мере необходимости.
•Координация с брокерами по страхованию для обеспечения правильных одобрений, дополнений и расширений покрытия.
•Выдача и отслеживание сертификатов страхования (COI) в соответствии с контрактами и требованиями страхования.
•Подготовка и подача заявок на лицензии подрядчика в штатах, где компания планирует работать.
•Мониторинг и координация регистрации транспортных средств, продлений и страхового покрытия автопарка компании.
Организация поездок и мероприятий
•Планирование и организация деловых поездок, включая перелеты, проживание, логистику и маршруты.
•Координация участия в деловых встречах, выставках и конференциях.
•Обработка визовых процедур и другой документации, связанной с международными поездками.
Внутренняя коммуникация и координация компании
•Общение с непосредственными подчинёнными генерального директора и партнёрами от его имени.
•Контроль выполнения результатов встреч и обеспечение своевременного выполнения задач.
•Поддержка генерального директора в поддержании ясной и позитивной коммуникации между отделами.
Стратегическая и консультативная поддержка
•Проведение исследований рынка, бизнеса и конкурентов по необходимости.
•Отслеживание и обобщение данных о производительности компании и ключевых показателей эффективности (KPI) для генерального директора.
•Выступление в роли советника и коммуникационного моста между генеральным директором и ключевыми заинтересованными сторонами.
•Помощь в выявлении улучшений процессов и возможностей для повышения эффективности.
Личная и бытовая поддержка (в ограниченном объёме)
•Поддержка личного планирования и баланса между работой и личными делами при необходимости.
•Выполнение отдельных личных поручений или дел от имени генерального директора профессионально.
Требования
•Высшее образование в области права, международного бизнеса, международных отношений или аналогичной области.
•Минимум 2 года опыта работы бизнес-ассистентом, исполнительным ассистентом или на аналогичной должности в динамичной бизнес-среде.
•Глубокое понимание бизнес-операций, корпоративной коммуникации и координации проектов.
•Свободное владение английским (уровень C1+) и русским языками (письменно и устно).
•Опыт работы в американской компании с операциями в США будет большим плюсом.
•Отличные навыки тайм-менеджмента, приоритизации и организации.
•Способность принимать решения самостоятельно и сохранять конфиденциальность.
•Профессиональное поведение и сильные навыки межличностного общения.
•Уверенное владение офисным программным обеспечением и цифровыми инструментами (Google Workspace, MS Office, Zoom, AI-ассистенты и другие).
•Базовые знания в области финансов, бюджетирования и отчетности будут плюсом.
Личные качества
•Высокая энергия, сильная мотивация и проактивный подход.
•Внимание к деталям и способность предвидеть потребности до их возникновения.
•Стратегическое и аналитическое мышление с ориентацией на решения.
•Гибкость, адаптивность и спокойствие в стрессовых ситуациях.
•Этичность, лояльность и приверженность сохранению конфиденциальности и профессионализма.
