Описание вакансии
В рекламное агентство требуется офис-менеджер (секретарь/администратор).
Обязанности
Документационное обеспечение управления:
•работа с приказами, распоряжениями: оформление, подписание, ознакомление сотрудников, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;
•работа с входящей корреспонденцией: приём, регистрация, передача адресату, учёт (реестр), хранение;
•работа по сбору и получению корреспонденции с юридического, почтового и фактического адресов, работа с почтой;
•работа с исходящей корреспонденцией (письма, сообщения): регистрация, передача, учёт (реестр), хранение;
•оформление и регистрация, отправление писем;
•учёт договоров входящих и исходящих, регистрация в реестре;
•приём актов/УПД от бухгалтера, учёт по датам и номерам;
•учёт доверенностей;
•составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов писем в пределах своей компетенции;
•приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников учреждения, которым они предназначаются;
•фиксирование полученной по телефону информации в отсутствие абонента и доведение её содержания до его сведения;
•организация встреч посетителей и гостей;
•ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;
•соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации.
Обеспечение жизнедеятельности офиса:
•заказ воды по мере необходимости;
•заказ канцелярских товаров 1 раз в месяц согласно заявкам сотрудников;
•оформление и согласование договоров с взаимодействующими структурными подразделениями, с контрагентами на предмет: предоставление транспортных услуг, услуг связи, поставки воды, доставки канцелярских товаров, оплаты коммунальных платежей и т. д.;
•информирование, организация мероприятий за соблюдением сотрудниками регламента о режиме работы предприятия, знакомство сотрудников и коллег с новой информацией на предприятии;
•работа с курьером, координация работы курьера: составление маршрутов следования; формирование пакета документов согласно поступившим заявкам от сотрудников; информирование руководителя о исполнении работ;
•участие в подготовке корпоративных мероприятий;
•обеспечение услугами мобильной связи сотрудников предприятия;
•учёт товарно-материальных ценностей на предприятии совместно с бухгалтером (регистрация в журнале учёта, присвоение номера);
•взаимодействие с системным администратором на предмет бесперебойной работы оргтехники, заправка картриджей;
•взаимодействие с юристом;
•взаимодействие с поставщиками и подрядчиками предприятия;
•выполнение поручений руководителя.
Приём заказов (по договорённости):
•приём заказов на печать, дизайн, размещение рекламы;
•приём, оформление, движение заказов и выдача результатов заказчику или приём звонка, установка контакта и передача готового заказа менеджеру для исполнения.
Требования
•ответственность, грамотность, пунктуальность;
•уверенный пользователь ПК, знание офисных и графических программ, знание 1С.
Условия
•офис в центре города;
•своевременная оплата труда;
•комната приёма пищи и отдыха, кофемашина.
