Офис-менеджер / координатор заказов
От 45 000 до 84 000 ₽ и выше на руки в зависимости от результатов.
Компания PSP — один из лидеров в сфере производства наружной и интерьерной рекламы в Самаре. Мы создаём вывески, объёмные световые буквы, рекламные конструкции и комплексное оформление для магазинов, кафе, ресторанов и сетевых компаний. Сегодня PSP — это команда из более чем 50 специалистов, собственное производство и большое количество проектов, которые ежедневно проходят путь от идеи и расчёта до изготовления и монтажа.
В связи с ростом компании мы ищем офис-менеджера — человека, который станет связующим звеном между клиентами, отделом продаж, производством и бухгалтерией. Это вакансия не про «заказывать воду и отвечать на телефон». Нам нужен человек, который любит порядок, умеет держать под контролем несколько процессов одновременно и получает удовольствие, когда все задачи выполнены, клиент получил информацию вовремя, а заказ движется по плану.
Чем предстоит заниматься
Работать с входящими обращениями
•принимать входящие звонки, письма и сообщения;
•проводить первичный разговор с клиентом;
•создавать сделки в amoCRM;
•распределять обращения между менеджерами;
•контролировать, чтобы ни одна заявка не осталась без ответа.
По внутреннему стандарту входящее обращение должно быть обработано в течение 0–15 минут.
Контролировать движение заказов
•принимать заказ в сопровождение после запуска в производство;
•проверять комплектность информации по заказу;
•поддерживать связь с производством;
•дважды в неделю сверять актуальные сроки;
•информировать клиента о ходе работ и возможных изменениях;
•связываться с клиентом перед монтажом;
•контролировать наличие фотоотчёта после выполнения работ.
После запуска заказа в производство офис-менеджер становится первой линией коммуникации с клиентом и сопровождает его до сдачи/монтажа.
Работать с документами и дебиторской задолженностью
•контролировать подготовку закрывающих документов;
•отслеживать подписание документов через ЭДО;
•взаимодействовать с бухгалтерией;
•контролировать задолженность клиентов;
•фиксировать результаты коммуникации с должниками;
•при необходимости передавать информацию юристу.
Регламент предусматривает ежедневный контроль дебиторской задолженности и актуализацию информации по каждому должнику.
Работать с тендерами
•искать подходящие коммерческие тендеры на Bidzaar и B2B-Center;
•согласовывать участие с руководителем отдела продаж;
•собирать и актуализировать пакет документов;
•подавать заявки;
•контролировать статус ранее поданных тендеров;
•координировать подготовку тестовых образцов.
Расчётом стоимости и технической документацией занимаются профильные специалисты — от офис-менеджера требуется именно организация и контроль процесса.
Работать с обратной связью клиентов
•связываться с клиентами после выполнения заказа;
•собирать NPS;
•получать отзывы и фотографии реализованных объектов;
•передавать негативную обратную связь в работу;
•помогать компании становиться лучше на основании реального опыта клиентов.
Целевой показатель по регламенту — минимум 10 контактов с клиентами и 3 полученных отзыва в месяц.
Поддерживать порядок в офисе
•следить за наличием необходимых расходных материалов;
•контролировать работу офисной техники;
•поддерживать образцы продукции и клиентскую зону в презентабельном состоянии;
•при необходимости организовывать закупки или ремонт.
Кого мы ищем
Нам подойдёт человек, который:
•умеет организовать себя и работать сразу с несколькими задачами;
•не боится звонков и общения с клиентами;
•внимательно относится к срокам и договорённостям;
•любит порядок в CRM, документах и задачах;
•умеет не просто «напомнить», а довести вопрос до результата;
•спокойно взаимодействует с разными подразделениями компании;
•умеет вежливо, но настойчиво контролировать выполнение задач;
•быстро осваивает новые программы;
•обладает грамотной устной и письменной речью.
Будет преимуществом:
•опыт офис-менеджером, координатором, администратором, помощником руководителя или менеджером по работе с клиентами;
•опыт работы в CRM;
•опыт работы с ЭДО, первичной документацией или дебиторской задолженностью;
•опыт работы с тендерными площадками.
Если опыта с какой-то из программ нет — это не критично. Важнее внимательность, ответственность, системность и желание разобраться в процессах.
С чем предстоит работать
В работе используются:
•amoCRM — клиенты, обращения и сделки;
•ПСП.Заказы — производственные заказы и их статусы;
•1ERP — взаимодействие с бухгалтерией;
•Telegram;
•ЭДО;
•Bidzaar и B2B-Center.
Что мы предлагаем
•График: понедельник–пятница, с 09:00 до 18:00.
•Суббота и воскресенье — выходные.
•Официальное оформление по ТК РФ.
•Работа в стабильной производственной компании.
•Понятные обязанности и прописанные бизнес-процессы.
•Понятная система мотивации: вы заранее знаете, за какой результат получаете дополнительный доход.
•Возможность напрямую влиять на свой заработок.
•Обучение внутренним процессам и программам компании.
•Возможность профессионального и карьерного роста.
•Команда более 50 специалистов и реальные проекты для известных компаний и бизнеса.
Доход
Прозрачная система мотивации:
•45 000 ₽ — фиксированный оклад.
Дополнительно:
•+5 000 ₽ — KPI за дисциплину и соблюдение процессов;
•+5 000 ₽ — KPI за работу с дебиторской задолженностью;
•+5 000 ₽ — KPI за удовлетворённость клиентов;
•+1 000 ₽ за каждый поданный целевой тендер;
•+3 000 ₽ за каждый выигранный тендер.
По приведённому в регламенте примеру сильный месяц даёт 84 000 ₽, при этом гарантированная фиксированная часть составляет 45 000 ₽.
Почему эта вакансия может вам подойти
Эта позиция для человека, которому нравится быть в центре процессов. Вы будете знать, какие клиенты пришли в компанию, какие заказы сейчас производятся, где приближается монтаж, какие документы необходимо закрыть и что нужно сделать, чтобы клиент остался доволен результатом.
Здесь можно увидеть конкретный результат своей работы: обращение не потерялось, заказ изготовлен в срок, клиент получил информацию, документы закрыты, отзыв получен.
Если вы любите порядок, умеете держать слово и хотите расти вместе с производственной компанией — откликайтесь на вакансию.
В сопроводительном письме можете написать несколько предложений о себе и указать, с какими CRM или системами учёта вам уже приходилось работать.
