О фонде
Фонд «НИКА» — это команда из 65 человек, которая с 2011 года спасает бездомных собак и кошек в Москве и Зеленограде. За это время 5000 животных обрели семью. Сейчас под опекой фонда 800 подопечных.
Мы ищем офис-менеджера, который станет голосом фонда для тех, кто звонит и пишет, и невидимым мотором, благодаря которому команда думает о животных, а не о том, где бумага для принтера.
Что вы будете делать (и сколько это займёт)
Общение с людьми — ~40% времени
•Принимать звонки и сообщения: кто-то хочет забрать собаку, кто-то нашёл котёнка на улице, кто-то спрашивает, как помочь.
•Отвечать на электронную почту и распределять письма по релевантным отделам.
•Вносить обращения в CRM Bitrix24 и раз в месяц анализировать: какие вопросы повторяются, где мы теряем людей.
Хозяйство офиса и филиалов — ~25%
•Закупки: канцелярия, хозтовары, расходники для принтера и кухни.
•Работа с подрядчиками: уборка, мелкий ремонт, обслуживание техники.
•Логистика: доставки, курьеры, приём и отправка документов почтой, передача макетов в типографию.
Документооборот — ~15%
•Реестр договоров и актов, хранение в электронных и бумажных папках.
•Запрос закрывающих документов у контрагентов и партнёров.
Помощь руководителю — ~15%
•Календарь встреч, организация командировок: билеты, гостиницы, трансфер.
•Отдельные поручения: записать на приём, забрать документы, заказать подарок партнёру.
Мероприятия — ~5%, сезонно
•Помощь в подготовке благотворительных ярмарок, дней пристройства, внутренних встреч команды.
Мы ждём от вас
•Опыт офис-менеджером, администратором или ассистентом от 1 года.
•Грамотную и тёплую письменную речь. Мы попросим ответить на пару писем в тестовом — это не формальность, а правда важно.
•Уверенное владение Word, Excel (фильтры, сводные таблицы, ВПР — не обязательно, но будет плюсом), Google Docs.
•Понимание основ делопроизводства: чем договор отличается от счёта, зачем нужна доверенность.
•Умение держать в голове 10 задач и не ронять ни одну.
•Спокойствие и эмпатию. Иногда на том конце провода — слёзы, и нужно уметь выслушать, не выгорев.
Будет здорово, если у вас также есть
•Опыт в НКО или волонтёрство в зоозащите.
•Навык работы в CRM (любой).
•Умение быстро собрать презентацию в PowerPoint или Canva.
Честно о сложностях
Работа в фонде — это не только фотографии счастливых хвостиков. Бывают звонки от людей в отчаянии, бывают ситуации, когда мы физически не можем помочь прямо сейчас. Мы не скрываем эту сторону и не оставляем с ней наедине: в команде поддерживающая атмосфера, где можно сказать «мне тяжело» и попросить помощи у коллег.
Рабочее место — в офисе. Постоянного контакта с животными нет, но при желании можно участвовать в выездах в приют.
Что мы даём взамен
•Оформление по ТК РФ с первого дня, зарплата два раза в месяц без задержек.
•Офис в Зеленограде, корпус 322А.
•График 5/2, 09:00–18:00, обед 1 час.
•Оплачиваемое обучение: курсы для НКО, Нетология, Skillbox — по согласованию.
•Возможность роста до координатора проектов или менеджера по работе со сторонниками.
•Скидки в ветклиниках-партнёрах.
Как устроен отбор
•Отклик с сопроводительным письмом. В нём, пожалуйста, ответьте на три вопроса:
•Почему вам откликается тема помощи животным?
•Какой ваш опыт ближе всего к задачам в вакансии?
•Расскажите коротко о случае, когда вы навели порядок в хаосе.
•Тестовое задание (1–2 часа, на выполнение — 3 дня): ответить на несколько реальных обращений и заполнить таблицу.
•Встреча в офисе с руководителем и командой.
На каждом этапе мы отвечаем в течение 5 рабочих дней. Молчание — это не «мы забыли», а «ещё не добрались», но мы обязательно вернёмся.
