Описание
Описания нет
Задачи
•Вести календарь руководителя: планировать регулярные и разовые встречи, согласовывать время с участниками
•Организовывать совещания онлайн и очно: бронировать переговорные, обеспечивать подготовку встреч
•Участвовать в обсуждениях, вникать в цели и контекст проектов, вести протоколы с фиксацией решений, задач, ответственных и сроков
•Отслеживать выполнение поручений: собирать статусы у сотрудников и подрядчиков, напоминать о сроках, сообщать руководителю о задержках и актуализировать списки задач
•Работать с задачами в тасктреккере
•Собирать и структурировать требования внутренних заказчиков: уточнять запросы, фиксировать ожидаемый результат и помогать переводить пожелания в понятные задачи для команды (покажем, как это делать)
•Поддерживать документооборот: загружать счета и оформлять их оплату, работать с актами и приложениями в 1С, загружать служебные записки, документы контрагентов, табели учета рабочего времени и авансовые отчеты; организовывать отправку оригиналов документов (работе в 1С научим)
•Вести учет расходов отдела, проверять поступление счетов от контрагентов, отслеживать сроки действия документов
•Организовывать командировки сотрудников: оформлять билеты, бронировать гостиницы и трансферы, готовить необходимые документы
•Администрировать доступы к корпоративным сервисам и рабочим папкам, поддерживать актуальность информации об учетных записях
•Помогать сотрудникам отдела с организационными вопросами: оформлять пропуска и административные заявки, заказывать расходные материалы и принимать доставки
•Выполнять другие поручения руководителя в рамках работы отдела
Требования
•Умение внимательно слушать, выделять главное в обсуждении и четко формулировать договоренности: что нужно сделать, кто отвечает и к какому сроку
•Навыки планирования: способность учитывать приоритеты руководителя, занятость участников и изменения в расписании для ведения календаря
•Системность и внимательность к деталям: умение поддерживать порядок в информации и держать в поле внимания несколько задач, не теряя договоренности и сроки
•Готовность вникать в работу команды: понимать цели задач, задавать уточняющие вопросы и разбираться в новых темах
•Самостоятельность и тактичная настойчивость: умение запрашивать информацию и получать обратную связь от коллег и подрядчиков
Будет плюсом: умение работать в 1С: Документооборот и ERP, Microsoft Office, Битрикс24, Kaiten
Условия
Условий в вакансии нет
