Обязанности:
•Распорядительная деятельность руководителя Управления
•Принимать поступающую на рассмотрение руководителя Управления корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовке ответов
•Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений
•Принимать документы на подпись руководителя Управления
•Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя Управления
•Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение
•Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя Управления, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, телефонограммы и т.д.), своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи
•Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем Управления (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний
•Осуществлять контроль за исполнением работниками Управления изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя Управления, взятых на контроль
•Обеспечивать рабочее место руководителя Управления необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе
•Печатать по указанию руководителя Управления служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных
•Получать необходимые руководителю Управления сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников Управления, содействовать в оперативности рассмотрения просьб и предложений сотрудников Управления
•Вести контроль за правильностью оформления документов и ведения дел в соответствии с номенклатурой
•Принимать и регистрировать входящую корреспонденцию, в том числе поступившую посредством Единого портала (Федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», информационного ресурса ССТУ.РФ, направлять ее в структурные подразделения, согласно распоряжению руководителя Управления
•Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции
•Обеспечивать своевременное отправление/получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи
•Организовывать прием граждан, вести журнал предварительной записи граждан на прием, заполнять учетные карточки приема граждан
•Готовить проекты приказов по основной деятельности Управления
•Прием, обработка, регистрация и распределение документов с пометкой ограниченного доступа
•Проверка правильности доставки корреспонденции по адресу, целостность упаковки, оттисков печатей и наличие указанных в документах приложений, а также соответствие номеров полученных документов, указанных на конверте
•Регистрация входящих (исходящих) документов с ограничительной пометкой осуществляется в Журнале регистрации входящих (исходящих) документов
•Регистрация входящих (исходящих) документов с ограничительной пометкой осуществляется в электронном виде в программе СЭД ДЕЛО
•Входящие документы с ограничительной пометкой передаются исполнителям под роспись в реестрах (журналах), которые подшиваются в отдельное дело
•Передавать документы с ограничительной пометкой исполнителям под роспись по реестру
•Подготавливать и представлять в центральный аппарат Службы установленные статистические и отчетные данные по вопросам ведения отдела
•Предоставлять ежегодно, не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным, представителю нанимателя сведения об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», на которых размещал общедоступную информацию, а также данные, позволяющие идентифицировать гражданского служащего
•Предоставлять ежегодно, не позднее 15 апреля года, следующего за отчетным, сведения о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей
•Исполнять должностные обязанности в соответствии с должностным регламентом
Требования:
•Высшее образование
•Знание и опыт работы в ССТУ, СЭД Дело, Госуслуги, ПОС, с обращениями граждан, с документами ДСП, и др.
Условия:
•Социальный пакет в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»
•Официальное трудоустройство
•Пятидневная рабочая неделя: с понедельника по четверг с 8.00 до 17.00, в пятницу с 8.00 до 15.45. Обед с 12.00 до 12.45
