Обязанности
•Оперативное выполнение поручений руководителя (в том числе срочных и конфиденциальных) с полным циклом контроля: от постановки до подтверждения результата.
•Координация рабочего графика руководителя: контроль календаря, оперативное внесение изменений при форс-мажорах.
•Организация встреч и совещаний: бронирование переговорных, обеспечение технической готовности, сбор участников.
•Ведение документооборота: регистрация входящей и исходящей корреспонденции, контроль сроков исполнения документов, подготовка проектов писем, справок, служебных записок, согласование и отслеживание статусов.
•Контроль исполнения решений и поручений по итогам совещаний: отслеживание сроков, напоминания, подготовка сводок по статусам.
•Взаимодействие с внутренними подразделениями и внешними контрагентами по оперативным вопросам, решение организационных моментов.
•Поддержание порядка в рабочих процессах: актуализация справочников контактов, шаблонов документов, регламентов взаимодействия, ведение архива и базы текущих задач.
Требования
•Опыт работы секретарём, помощником или референтом от 2 лет (обязательно: работа с плотным графиком руководителя, многозадачность, срочные задачи).
•Высокая степень ответственности за результат: умение доводить задачи до конца и отвечать за сроки и качество исполнения.
•Оперативность и скорость реакции: готовность быстро обрабатывать входящие запросы, принимать решения в рамках своей зоны ответственности, действовать без промедления.
•Организованность и внимание к деталям: аккуратность в документах, отсутствие ошибок в текстах и цифрах, чёткое соблюдение процедур.
•Уверенное владение MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), системами электронного документооборота и календарями (Google Calendar, Outlook, Яндекс Календарь и т. п.).
•Грамотная устная и письменная речь, знание норм деловой переписки.
Будет плюсом
•Знание базовых норм делопроизводства и правил оформления документов.
•Навык подготовки кратких справок, тезисов, презентаций по материалам руководителя.
Условия
В сопроводительном письме, пожалуйста, кратко расскажите:
•Ваш опыт работы секретарём/помощником руководителя (сколько лет, в какой среде, особенности нагрузки).
•Пример ситуации, где вы оперативно решили срочную задачу или предотвратили срыв срока — в 3–4 предложениях.
•Какие инструменты и процессы вы использовали для контроля поручений и планирования времени руководителя.
