Обязанности
1. Жизнеобеспечение и администрирование офиса:
•Контроль состояния офиса: поддержание идеального порядка, уюта и чистоты в течение рабочего дня; координация работы клининговой службы.
•Закупки и снабжение: своевременный расчет потребностей, заказ и контроль доставки офисных расходов: канцелярские товары, питьевая вода, чай/кофе, продукты для зоны кухни, хозяйственные материалы и бытовая химия.
•Обслуживание оргтехники: контроль исправности принтеров, сканеров, МФУ. Взаимодействие с сервисными центрами, своевременная организация заправки и замены картриджей, оперативное решение технических проблем.
2. Документооборот и делопроизводство:
•Электронный документооборот (ЭДО): первичный ввод, регистрация, архивирование и ведение учета документов в программе 1С.
•Регистрация корреспонденции: прием, сортировка, учет и ведение журналов/реестров всей входящей и исходящей бумажной и электронной корреспонденции.
•Административные документы: составление, оформление и написание официальных деловых писем, внутренних приказов, запросов.
•Специфическая отчетность: оформление и ведение путевых листов для автомобиля руководителя / водителя компании.
3. Коммуникации и прием посетителей (Welcome-зона):
•Встреча гостей: прием клиентов, партнеров и соискателей компании; соблюдение стандартов гостеприимства (предложение чая/кофе, помощь в навигации по офису).
•Распределение потоков: обработка входящих звонков на мини-АТС, фильтрация спама, оперативная переадресация вызовов на нужных специалистов.
•Почтовый ящик: мониторинг общего корпоративного электронного ящика, обработка писем, своевременное доведение информации до ответственных лиц.
4. Взаимодействие с руководителем и Travel-поддержка:
•Поручения руководства: оперативное и качественное выполнение личных и административных поручений генерального директора и топ-менеджмента компании.
•Travel-координация: организация командировок «под ключ» для руководства и сотрудников компании (поиск, бронирование и покупка авиа/жд билетов, подбор отелей, трансферов, сбор отчетных документов).
•Внешние службы: оперативное взаимодействие с курьерскими службами (Dostavista, СДЭК, Почта России), сервисными организациями и иными подрядчиками.
•Корпоративная жизнь: помощь в подготовке и организации внутренних встреч, тимбилдингов и праздников.
Требования к кандидату
Профессиональные навыки и опыт:
•Опыт работы на позициях: офис-менеджер, секретарь, администратор, помощник руководителя от 3 лет опыта работы.
•Уверенное владение ПК и программами MS Office (Word — форматирование документов, Excel — работа с таблицами и реестрами, PowerPoint — базовое редактирование презентаций).
•Обязателен практический опыт работы или понимание базовых принципов ведения документов в 1С.
•Грамотная, четкая устная речь, безупречная письменная грамотность. Знание правил делового этикета и телефонных коммуникаций.
•Навыки работы со стандартной современной оргтехникой (сканирование, копирование, отправка по сети).
Личные качества (Soft Skills):
•Психологическая устойчивость: спокойный, уравновешенный характер, неконфликтность и умение конструктивно решать спорные или нестандартные ситуации.
•Многозадачность: способность эффективно расставлять приоритеты в условиях высокой плотности задач и быстрого переключения между ними.
•Личные свойства: вежливость, уважительное отношение к окружающим, доброжелательность, проактивность, высокое внимание к деталям и аккуратность в документах.
•Высокая обучаемость и искреннее желание развиваться профессионально.
Будет преимуществом:
•Владение английским языком на уровне, позволяющем вести базовую деловую переписку с зарубежными партнерами.
Условия работы
•Трудоустройство: официальное оформление по ТК РФ с первого рабочего дня.
•График работы: пятидневная рабочая неделя (5/2) с 09:00 до 18:00. Суббота, воскресенье и государственные праздники — выходные дни. Работа полностью в офисе (удаленный или гибридный формат не предусмотрен).
•Заработная плата: стабильный оклад, выплаты строго 2 раза в месяц без задержек. Зарплата от 70 тыс до 100 000, обсуждается по итогам собеседования.
•Рабочее место: комфортабельный, современный и светлый офис в пешей доступности от Метро «Бутырская» (~150–200 м, 2 минуты пешком, выход № 1), Платформа МЦД-3 «Останкино» (~350–470 м, 4–6 минут пешком), Метро «Фонвизинская» (~1,3–1,5 км, около 15–16 минут пешком) (Останкино Бизнес-парк г. Москва, вн. тер. г. муниципальный округ Бутырский, пр-д Огородный, д. 16/1, стр. 1).
•Полностью оборудованная рабочая зона и зона кухни.
•Бонусы: безлимитный чай, кофе и сладости за счет компании.
•Команда: дружный и поддерживающий коллектив, всегда готовый прийти на помощь на этапе адаптации.
