Обязанности:
— Прием, регистрация и учет входящей, исходящей и внутренней документации, отправка корреспонденции;
— Передача документов между отделами, контроль согласования, подписания и сроков подготовки ответов;
— Подготовка и оформление писем, приказов, служебных записок и других документов;
— Организация совещаний и планерок: оповещение сотрудников, сбор материалов, ведение и рассылка протоколов;
— Ведение реестра поручений руководителя, контроль сроков, напоминания исполнителям и информирование о задержках;
— Систематизация документов, ведение бумажного и электронного архива, учет оригиналов;
— Прием звонков и посетителей, учет обращений клиентов и передача ответственным сотрудникам;
— Работа с офисными программами: ведение электронных реестров и таблиц, подготовка презентаций, работа с электронной почтой и PDF;
— Заказ канцтоваров и расходных материалов, контроль их наличия и поставки;
— Организационное сопровождение командировок: заказ билетов, бронирование проживания, подготовка необходимых документов;
— Подготовка и подача чая и кофе для руководителя, посетителей и участников совещаний; мытье использованной посуды и поддержание порядка в зоне приготовления напитков;
— Координация текущих вопросов офиса и выполнение служебных поручений руководителя.
Требования:
— Образование не ниже среднего специального;
— Опыт делопроизводства от 1 года;
— Знание порядка оформления, регистрации и хранения документов;
— Навык протоколирования совещаний: выделять принятые решения, точно формулировать поручения, фиксировать ответственных и сроки;
— Уверенное владение Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), электронной почтой, средствами работы с PDF и оргтехникой;
— Грамотная речь, внимательность, организованность, тактичность и соблюдение конфиденциальности.
Условия:
— 5-дневная рабочая неделя (с 9:00 до 18:00);
— официальное трудоустройство, своевременная белая заработная плата;
— офис в центре Перми.
