О компании
Мы — управляющая компания престижного Бизнес-центра в Московском районе города Санкт-Петербурга. Наша основная задача — обеспечение бесперебойной работы и комфорта для всех арендаторов и посетителей нашего здания. Сейчас в команду ищем ответственного и знающего своё дело секретаря-делопроизводителя.
Чем предстоит заниматься
•Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности генерального директора.
•Организация совещаний и рабочих встреч, проводимых генеральным директором.
•Организация оптимального приема посетителей.
•Помощь генеральному директору в планировании его делового графика.
•Выполнение рабочих поручений руководителя.
•Обеспечение мероприятий по поддержанию в рабочем порядке кабинета руководителя, его рабочего места.
•Обеспечение мероприятий по поддержанию в рабочем порядке кофе-поинта, в том числе, но не ограничиваясь: не реже одного раза в день — очистка кофе-машины от загрязнений, наполнение её резервуаров зёрнами кофе и водой соответственно, наполнение системы хранения чайных пакетиков, сахара, поддержание в достаточном количестве в местах хранения используемой работниками Общества одноразовой посуды, поддержание в чистоте многоразовой посуды, используемой посетителями и работниками Общества в ходе проводимых встреч.
•Приём и первичная обработка входящих документов.
•Регистрация входящих/исходящих документов.
•Передача документов исполнителям.
•Ведение базы данных документов Общества.
•Подготовка необходимых писем, справок и докладов по поручению генерального директора.
•Взаимодействие с сотрудниками Общества по вопросам документооборота и выполнения указаний генерального директора.
•Обеспечение мер по сохранности необходимой документации Общества.
•Ведение протоколов на совещаниях по поручению генерального директора, а также подготовка материалов по их итогам (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.
•Обеспечение генерального директора и сотрудников Общества необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих эффективной работе генерального директора и других сотрудников Общества.
•Работа с корреспонденцией (входящие/исходящие письма), отвечать за порядок в офисе (кофе-поинт), следить за наличием у сотрудников необходимой канцелярии, выполнять поручения руководителя, встречать посетителей.
Что мы ждём от кандидата
•Опыт работы в аналогичной должности от 3 до 6 лет.
•Внимательность к деталям.
•Грамотная речь.
•Инициативность, активность (но в то же время умение договариваться), желание работать в коллективе и с коллективом, желание улучшать сервис и комфорт бизнеса.
•Желателен опыт работы в 1С (если его нет — научат).
•Умение слышать, видеть и вовремя реагировать.
•Умение брать на себя ответственность и принимать решения.
•Спокойная и вежливая манера общения.
Условия
•Современный офис в г. Санкт-Петербург, ул. Внуковская, д. 2.
•График работы: ПН–ЧТ: 09:00–18:00, ПТ: 09:00–15:30, обед = 30 минут.
•Оформление согласно ТК РФ, полное соблюдение законодательства.
•Испытательный срок = 3 месяца.
•ЗП: полностью белая, 2 раза/месяц, без задержек, до 100 тыс. (до вычета налога) + ежеквартальная премия (по результату работы).
•Хороший ДМС со стоматологией (после испытательного срока).
•Денежный презент на день рождения, корпоративные мероприятия.
