Описание
Динамично развивающейся строительной организации на постоянную работу требуется секретарь-архивариус.
Строгое соблюдение рабочего графика: с 08:00 до ненормированный.
Требования
•Опыт работы в данной должности более года
•Готовность работать в режиме многозадачности
•Высокая скорость реакции
Делопроизводство: знание систем электронного документооборота (СЭД), Битрикс 24, 1С; правил регистрации, отправки, хранения и архивирования документов.
Коммуникация: грамотная устная и письменная речь, знание правил делового этикета и телефонных переговоров.
Технические навыки: уверенное владение ПК, офисными программами (текстовые редакторы, таблицы) и оргтехникой.
Организаторские способности: умение планировать рабочий день руководителя, вести его календарь, организовывать встречи, совещания и принимать посетителей.
Что должен знать: нормативно-правовые акты РФ по архивному делу и делопроизводству, правила хранения и учета документов, основы организации труда, правила противопожарной безопасности и охраны труда.
Условия
•Официальное трудоустройство с первого рабочего дня
•Стабильная зарплата выплачивается на карту 2 раза в месяц
Должностные обязанности секретаря
•Управление графиком: составление расписания руководителя, планирование встреч, переговоров и поездок
•Работа с документами: прием входящей корреспонденции, проверка документов на подпись, ведение делопроизводства и архива
•Коммуникация: прием телефонных звонков, встреча посетителей, ведение деловой переписки
•Организация совещаний: подготовка встреч, оповещение участников и ведение протоколов
•Контроль поручений: отслеживание выполнения приказов и распоряжений руководителя
Должностные обязанности архивариуса
•Ведение архива: прием, регистрация, шифрация, учет и систематизация документов, поступивших из структурных подразделений
•Обеспечение сохранности: организация правильного хранения дел, защита документов от порчи, контроль соблюдения температурно-влажностного и противопожарного режимов
•Учет и опись: участие в разработке номенклатуры дел, составление сводных описей документов постоянного и временного хранения
•Работа с запросами: выдача справок, копий документов и дел во временное пользование сотрудникам, ведение журнала выдачи и возврата
•Экспертиза ценности: подготовка актов на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекло
