Чем предстоит заниматься:
— Организовывать рабочий процесс руководителя: планировать календарь, согласовывать встречи, напоминать о важных задачах и сроках.
— Принимать и распределять входящие звонки, вести деловую переписку с внутренними подразделениями, поставщиками и подрядчиками, фиксировать и передавать поручения.
— Готовить документы (служебные записки, письма, приказы, протоколы, отчёты), следить за корректностью оформления, соблюдать сроки согласования и подписания; работать с внутренними регламентами компании.
— Организовывать внутренние и внешние встречи и совещания: бронировать переговорные, готовить материалы, вести протоколы, рассылать итоги, контролировать исполнение решений.
— Координировать командировки и деловые поездки (заказ билетов, бронирование гостиниц, подготовка документов), в том числе для выездов на производственные площадки и объекты.
— Обеспечивать жизнедеятельность офиса: заказывать канцтовары, хозяйственные принадлежности, контролировать мелкие бытовые вопросы, взаимодействовать с АХО и техническими службами.
— Взаимодействовать с курьерскими и почтовыми службами, регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию, вести учёт документооборота, обеспечивать передачу документов между офисом и производством.
— Участвовать в организации внутренних мероприятий (совещания, планерки, производственные разборы).
— Выполнять рабочие поручения руководителя в рамках должностных обязанностей, соблюдая требования по охране труда и пропускному режиму.
Мы ждём от кандидата:
— Опыт работы на позициях секретаря, офис-менеджера или помощника руководителя от 1–3 лет (опыт в производственных, строительных, инжиниринговых или смежных компаниях — преимущество).
— Уверенное владение MS Office (Word, Excel — в т. ч. формулы, сводные таблицы, базовые графики; PowerPoint), знание систем электронного документооборота (СЭД) или CRM — будет плюсом.
— Грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки, умение адаптировать стиль под разные аудитории (от рабочих цеха до топ-менеджмента).
— Понимание основ делопроизводства, правил оформления документов и внутреннего согласования в крупных структурах.
— Высокая организованность, умение расставлять приоритеты и работать в режиме многозадачности, оперативно реагировать на срочные задачи (в том числе связанные с остановками, срочными поставками).
— Стрессоустойчивость, внимательность к деталям, ответственность и проактивность, готовность соблюдать конфиденциальность информации.
— Готовность работать в офисе, соблюдать правила внутреннего распорядка и требования охраны труда.
Условия работы:
— График: 5/2 (понедельник-пятница)
— Время работы: с 9:00 до 17:00
— Стабильность: работа в устоявшейся компании с длительной историей на рынке
— Команда: возможность профессионального роста в коллективе единомышленников
— Офис на территории современного бизнес-центра / удобная транспортная доступность 10 мин пешком до офиса.
