Цель должности: Обеспечивать руководителя достоверной и актуальной информацией по разнонаправленным техническим задачам. Снижать затраты времени руководителя на сбор статусов, подготовку отчетов и повторные запросы исполнителям.
Вам предстоит:
— Собирать поручения руководителя и решения совещаний в единый реестр, фиксируя ожидаемый результат, ответственного, срок, приоритет, зависимости и документальное основание.
— Готовить и актуализировать планы в Excel и Microsoft Project. Проверять полноту этапов, логичность последовательности и согласованность сроков.
— Запрашивать статусы у исполнителей, сверять фактический результат с отчетом. Уточнять формулировки «в работе» и «почти готово»: что выполнено, что осталось, что мешает и когда ожидается результат.
— Формировать регулярные и разовые отчеты: сводку по направлениям, план-факт, просрочки, ближайшие вехи, риски, блокирующие вопросы и решения, требуемые от руководителя.
— Отслеживать сроки задач, поставок, согласований, проектирования, монтажа, испытаний и запуска. Напоминать исполнителям, получать план устранения задержки и выносить критичные отклонения на решение руководителя.
— Готовить материалы к совещаниям, вести протоколы решений и контролировать исполнение. Фиксировать ответственного и дату следующего действия по каждому открытому вопросу.
— Поддерживать связанный архив ТЗ, предложений, графиков, актов, отчетов и протоколов. Обеспечивать понятные наименования, версии и ссылки на документы в реестре задач.
— Проверять формулы и исходные данные отчетов, устранять дубли и расхождения. Автоматизировать повторяющийся сбор и обработку информации средствами Excel, сохраняя проверяемость расчетов.
— Готовить сравнения предложений и краткие аналитические записки по заданным критериям. Отделять сведения поставщика от подтвержденных данных и вопросов, требующих заключения технического специалиста.
Взаимодействие и ответственность: Непосредственное подчинение — руководителю. Вы будете взаимодействовать с руководителями проектов, инженерами, производством, эксплуатацией, закупками, финансами и подрядчиками. Вы отвечаете за организацию сбора информации, качество отчетности и своевременное выявление отклонений. Вы не утверждаете технические решения и не подменяете профильную приемку.
Обязательные требования к кандидату:
— Техническое образование либо подтвержденный опыт работы с техническими задачами. Ориентир — от 2 лет в роли помощника технического руководителя, координатора проектов, специалиста планирования или инженера с функциями отчетности.
— Практический опыт ведения нескольких параллельных направлений с разными исполнителями и сроками. Умение сохранять порядок при частой смене приоритетов и неполных исходных данных.
— Уверенное владение Excel: структурированные таблицы, фильтры, проверка данных, условное форматирование, формулы поиска и условных расчетов, работа с датами, сводные таблицы и диаграммы.
— Практическое владение Microsoft Project: задачи и вехи, длительности, связи, календари, базовый план, фактические даты, оставшаяся длительность и критический путь. Понимание влияния изменения одной задачи на связанные этапы.
Мы предлагаем:
— Конкурентную заработную плату (обсуждается индивидуально по результатам собеседования).
— Оформление в соответствии с ТК РФ.
— Работу в команде сильных технических специалистов.
— Прямое влияние на эффективность руководителя и скорость принятия решений в компании.
