Основные задачи
— Организация работы офиса: координация внутренних процессов, распределение задач между персоналом, контроль исполнения поручений.
— Хозяйственное обеспечение: заказ канцтоваров, расходных материалов, воды, кофе и прочего; контроль состояния офисной техники и мебели, взаимодействие с сервисными службами.
— Коммуникация: приём звонков и писем, взаимодействие с посетителями, подрядчиками и поставщиками, решение конфликтных ситуаций.
— Поддержка руководства: составление расписания, подготовка отчётов, организация поездок, помощь в подготовке презентаций и материалов.
— Управление рабочим пространством: контроль уборки, поддержание порядка и комфортных условий, иногда — организация питания и зон отдыха.
— Собирать и обрабатывать заявки на закупку от всех отделов.
— Искать надёжных поставщиков, запрашивать коммерческие предложения, сравнивать цены и условия.
— Договариваться о скидках за объём, удобных сроках доставки и отсрочке оплаты.
— Контролировать исполнение заказов: следить за сроками, качеством товара и условиями перевозки.
— При приёмке проверять количество и состояние груза. Если есть недостача или брак — оформлять возврат и рекламацию.
— Вести учёт: хранить историю закупок, поддерживать актуальную базу контрагентов.
Личные качества
— уверенное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
— навыки организации закупок и работы с поставщиками
— организованность и умение расставлять приоритеты
— внимательность к деталям и ответственность
— коммуникабельность и дипломатичность
— стрессоустойчивость и способность быстро решать проблемы
— проактивность — умение предугадывать потребности и предотвращать сбои
Условия работы
— график: 5/2 или 6/1, с 9:30 до 18:30
— стабильная оплата с бонусами по результатам работы
— возможность влиять на закупочные процессы и предлагать свои решения
— приятная атмосфера в коллективе и бесплатное посещение зоопарка
— реальный результат: ваша работа видна и важна
