Обязанности:
— планировать рабочий график и вести календарь директора;
— координировать внутренние и внешние встречи директора, обеспечивать их организационное сопровождение;
— готовить повестки и протоколы рабочих встреч, совещаний и переговоров, фиксировать поручения директора, контролировать сроки их исполнения и информировать директора о ходе выполнения;
— вести учёт входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, обеспечивать её регистрацию, систематизацию, хранение и оперативное направление адресатам;
— проверять комплектность, правильность оформления и прохождение установленного порядка согласования документов перед передачей директору на подпись;
— готовить и редактировать материалы по поручению директора (письма, справки, информационные и презентационные материалы);
— вести реестры корреспонденции, протокольных решений, единый реестр поручений директора и сведения о сроках их исполнения;
— соблюдать требования конфиденциальности при работе с внутренними документами, персональными данными и служебной информацией.
Требования:
— высшее образование;
— опыт работы помощником руководителя, делопроизводителем, координатором проектов или аналогичной позиции — от 2 лет;
— опыт взаимодействия с органами государственной власти (будет преимуществом);
— опыт ведения деловой корреспонденции, документооборота, протоколов совещаний и календаря руководителя;
— навыки подготовки, оформления, редактуры и корректуры деловых, справочных, презентационных и аналитических материалов;
— отличное владение русским языком, грамотная устная и письменная речь, знание правил деловой переписки;
— уверенное владение Word, Excel, Outlook, системами электронного документооборота и средствами совместной работы;
— понимание основ делопроизводства и правил оформления документов;
— умение работать с большим объёмом информации, структурировать задачи, контролировать сроки и самостоятельно организовывать рабочие процессы;
— внимательность, системность, аккуратность, ответственность, тактичность, стрессоустойчивость и умение работать в режиме многозадачности.
Условия:
— оформление по трудовому договору в соответствии с ТК РФ;
— график 5/2 в офисе по адресу: г. Москва, ул. Мясницкая, 40, стр. 1 (м. Чистые пруды);
— заработная плата: определяется по итогам собеседования;
— рабочее время: 10:00–19:00;
— участие в создании и реализации значимых культурных, образовательных и общественных инициатив;
— участие в профильных мероприятиях, экспертных сессиях, выставках, форумах и деловых программах;
— комфортная рабочая атмосфера, открытая коммуникация и поддержка инициатив сотрудников;
— профессиональное развитие: работа в проектах с широким кругом партнёров — экспертами, культурными институциями, образовательными организациями, органами власти и представителями бизнеса;
— возможность расширения зоны ответственности по мере развития проектов;
— испытательный срок — 3 месяца.
