Обязанности
•оформление договоров по техническому обслуживанию для учреждений, ведение единого реестра договоров;
•ежемесячное оформление первичных кассовых документов в программе 1С (счета, счета-фактуры, акты выполненных работ);
•формирование актов сверки по запросу заказчиков и ведение работы с дебиторской задолженностью по учреждениям;
•ежедневно контролировать электронную почту, принимать и регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию (с присвоением номеров, указанием дат, отправителей/получателей, тем и ответственных);
•ежемесячная актуализация архива документов (договоры, счета, акты, письма) в бумажном и электронном виде, соблюдать номенклатуру дел и правила хранения;
•составление коммерческих предложений и отправка их по электронной почте по утверждённым шаблонам;
•ежемесячная организация обеспечения потребностей офиса (канцелярия, вода, кофе и пр.) в рамках утверждённого бюджета;
•оперативное выполнение служебных поручений руководства, фиксирование результатов и сроков исполнения.
Требования
•уверенная работа в 1С: оформление первичных документов, работа со справочниками, контроль дублей, выгрузки;
•продвинутый уровень Excel/Google Таблиц: сводные таблицы, условное форматирование, фильтрация, группировка; умение сопоставлять большие списки (реестры договоров, оплат, актов);
•понимание первичных документов и логики расчётов: счёт, счёт-фактура, акт выполненных работ, акт сверки; знание обязательных реквизитов и типичных ошибок;
•навыки ведения реестров и архивов: единые правила именования файлов, структура папок, контроль сроков и статусов, ведение журналов регистрации корреспонденции;
•грамотная деловая переписка: составление писем, коммерческих предложений, служебных записок; чёткая формулировка задач и результатов;
•опыт работы приветствуется.
Личные качества
•внимательность;
•организованность и системность: умение выстроить процессы обработки почты, корреспонденции, закупок и контроля сроков;
•самостоятельность и исполнительность: выполнение задач без постоянного контроля, фиксация статусов и сроков, своевременное информирование о рисках;
•стрессоустойчивость и умение работать в режиме многозадачности: одновременная обработка почты, срочные запросы заказчиков, ежемесячные объёмы документов.
