О вакансии
Мы ищем самостоятельного и внимательного сотрудника, который возьмёт на себя организацию повседневной работы офиса и будет помогать отделу снабжения.
Эта вакансия подойдёт человеку, которому интересно не только выполнять административные задачи, но и постепенно развиваться в сфере закупок и снабжения. По мере освоения работы мы готовы передавать сотруднику более содержательные задачи и в перспективе рассматривать переход в отдел снабжения.
Обязанности
Организация работы офиса:
•печать, сканирование, отправка и систематизация документов;
•ведение электронного и бумажного архива;
•отправка и получение корреспонденции, взаимодействие с почтой и курьерскими службами;
•заказ канцелярии, воды, кофе и других необходимых товаров;
•взаимодействие с администрацией бизнес-центра, получение счетов и документов;
•выполнение других текущих административных задач.
Работа с поставщиками и документами:
•контролировать получение оригиналов договоров, актов, УПД и других закрывающих документов;
•связываться с поставщиками по незакрытым документам;
•отправлять документы на подписание и контролировать их возврат;
•вести понятный реестр документов и регулярно актуализировать их статус;
•взаимодействовать с бухгалтерией и сотрудниками компании по вопросам документооборота.
Помощь отделу снабжения:
•искать потенциальных поставщиков и подрядчиков в интернете, на «Авито» и других площадках;
•собирать и систематизировать информацию о найденных компаниях;
•направлять поставщикам и подрядчикам запросы на расчёт;
•контролировать получение коммерческих предложений и передавать результаты ответственному сотруднику;
•сравнивать предложения по заданным критериям: стоимость, сроки, условия оплаты и поставки;
•помогать с подготовкой таблиц, исходных данных и несложных расчётов по готовым шаблонам;
•выполнять оперативные поручения сотрудников отдела снабжения.
Работа с искусственным интеллектом:
•использовать ChatGPT или другие ИИ-инструменты для поиска и структурирования информации;
•составлять с помощью ИИ деловые письма, запросы поставщикам, таблицы и краткие сводки;
•анализировать и сравнивать предложения;
•проверять результаты работы ИИ и не переносить непроверенную информацию в рабочие документы.
Требования
•опыт административной работы, документооборота, закупок или снабжения будет преимуществом;
•уверенное владение компьютером, Word, Excel или Google Таблицами;
•практический опыт использования нейросетей в работе;
•грамотная устная и письменная речь;
•внимательность при работе с документами, цифрами и реквизитами;
•умение самостоятельно искать информацию и доводить задачи до результата;
•готовность общаться с поставщиками по телефону и в переписке;
•способность работать с несколькими задачами и соблюдать сроки;
•желание учиться и в дальнейшем развиваться в закупках и снабжении.
Какой человек нам подойдёт
Нам нужен не просто исполнитель отдельных поручений, а организованный и инициативный сотрудник. Если документ должен вернуться от поставщика, вы не ограничиваетесь одним письмом, а контролируете вопрос до его закрытия. Если необходимо найти подрядчика, вы собираете несколько подходящих вариантов, проверяете информацию и представляете результат в понятном виде.
Для нас важны ответственность, здравый смысл, доброжелательность и готовность разбираться в новых задачах.
Условия
•официальное оформление;
•заработную плату 100 000–120 000 ₽ на руки в зависимости от опыта и навыков;
•график 5/2, с 10 до 18;
•работу в офисе по адресу: БЦ МиллерЦентр, Испытателей 39 (прямо у метро Комендантский пр.);
•понятные задачи и помощь в период адаптации;
•обучение процессам закупок и снабжения;
•возможность профессионального роста и перехода на позицию специалиста по снабжению;
•испытательный срок - 1 месяц;
•растущая компания с большими перспективами.
