Обязанности:
•Полный цикл организации и проведения мероприятий разного масштаба, в том числе крупных — от комплексного планирования, сметы до финального отчета;
•Координация всех этапов, в том числе: подготовку концепции мероприятия, техническое обеспечение, работа с кейтерингом, сервисом, клинингом, списком гостей, рассылка приглашений, дизайн материалов;
•Организация и проведение протокольных мероприятий;
•Самостоятельная работа с заказчиками, обеспечение высокого качества и соблюдение всех требований;
•Управление проектной командой (сотрудники, подрядчики, волонтеры), а также координация работы коллег и обучение младших специалистов;
•Контроль бюджета и ресурсов, принятие решений для достижения максимального результата;
•Взаимодействие с участниками и партнерами мероприятий, решение сложных организационных и репутационных вопросов;
•Строгое соблюдение дедлайнов;
•Оформление, согласование, подписание договоров; контроль оплат;
•Ведение отчетности и аналитики по мероприятиям;
•Участие в бюджетировании и планировании;
•Возможны командировки по РФ;
•Работа в 1С;
Требования:
Ключевые навыки начальника отдела организации мероприятий включают управленческие, коммуникационные, аналитические и технологические компетенции. Эти навыки помогают эффективно управлять командой, взаимодействовать с партнерами, подрядчиками и командой, а также решать задачи, связанные с организацией мероприятий.
Управленческие:
•Управление проектами — планирование, организация и контроль всего цикла выполнения проектов, включая управление ресурсами, сроками и бюджетом.
•Финансовая грамотность — умение распределять бюджет, обосновывать затраты, выгодно презентовать идеи.
•Управление командой — выстраивание коммуникации в коллективе, улаживание конфликтов, создание дружелюбной обстановки и условий для карьерного роста сотрудников.
•Тайм-менеджмент — умение грамотно распределять время и выполнять несколько задач одновременно, чётко планировать и расставлять приоритеты.
•Делегирование — распределение поручений между сотрудниками, контроль прогресса и при необходимости направление в нужное русло.
•Высшее образование.
Коммуникационные:
•Коммуникабельность — умение чётко и последовательно доносить информацию до собеседника разными способами.
•Активное слушание — умение слушать собеседника, объективно представлять потребности участников и собирать обратную связь.
•Навыки переговоров — работа с партнерами, подрядчиками, спонсорами требует умения договариваться и находить компромиссы.
•Работа с документами — подготовка договоров, технических заданий, смет, согласование условий с руководством.
Аналитические:
•Аналитическое мышление — способность эффективно обрабатывать информацию, выделять в ней ключевые моменты, выявлять закономерности и тенденции. Включает критическое мышление (умение оценивать информацию с разных точек зрения), логическое мышление (умение строить логические цепочки рассуждений) и оценку фактов (умение отделять факты от мнений).
•Прогнозирование будущих событий — анализ рыночных тенденций, чтобы предвидеть изменения и принимать соответствующие меры заранее.
•Решение бизнес-кейсов — с их помощью можно оценить потенциальные преимущества и риски нового проекта или инвестиций, и только после этого принимать окончательное решение.
Технологические:
•Работа с CRM-системами — навыки автоматизации процессов, например, использование программных решений для планирования мероприятий.
•Организация гибридных мероприятий — умение совмещать офлайн- и онлайн-форматы, работа с платформами для виртуальных событий.
•Опыт работы от 3 лет на руководящей должности
•Опыт работы в сфере организации мероприятий от 5 лет
Условия:
•Официальное трудоустройство по ТК РФ;
•График работы: 5/2, ненормированный рабочий день
•Стабильная заработная плата, финансовые условия обсуждаются индивидуально с успешными кандидатами;
•Хороший коллектив;
•Современный комфортный офис, в шаговой доступности от метро.
