О роли
Flow Traders ищет корпоративного администратора для присоединения к растущей команде управления офисом в Нью-Йорке. Идеальный кандидат увлечён созданием комфортной рабочей среды и берёт на себя инициативу, чтобы создать положительное и значимое впечатление для сотрудников и посетителей офиса. Это уникальная возможность присоединиться к ведущей фирме по проприетарной торговле с предпринимательской и инновационной культурой в основе своего бизнеса. Мы ценим сообразительные, креативные умы и стимулируем их максимально использовать свои возможности.
В роли корпоративного администратора вы сыграете важную роль в поддержке миссии команды управления офисом: создать исключительный опыт работы. Эта миссия будет реализована через взаимодействие с сотрудниками и посетителями, управление посетителями, координацию поездок, коммуникации с поставщиками, административную поддержку и выполнение консьерж-услуг. С гостеприимством и профессионализмом на первом плане, вы будете отвечать за обеспечение сотрудников и посетителей всеми услугами и удобствами, которые мы предлагаем в рабочем пространстве. Мы ищем человека, который принесёт энергию, страсть и сильную трудовую этику.
Эта позиция предполагает полный рабочий день.
Обязанности
•Возглавлять миссию отдела по предоставлению исключительного опыта работы в качестве основного специалиста по приёму гостей.
•Открывать офис вовремя и обеспечивать готовность к приёму, приветствию и регистрации сотрудников, посетителей, поставщиков, клиентов и корпоративных руководителей.
•Контролировать зону приёма и переговорную комнату, обеспечивая чистоту, функциональность, полное оснащение и правильную подготовку после каждой встречи.
•Управлять конфликтами бронирования переговорных комнат, включая двойные бронирования, незапланированные встречи и продлённые резервации.
•Отвечать на входящие звонки, направлять их соответствующим контактам и принимать сообщения для своевременного последующего реагирования.
•Обрабатывать и регистрировать входящую и исходящую почту и курьерские услуги точно и эффективно.
•Помогать офис-менеджеру с координацией деловых поездок и связанными с ними организационными вопросами.
•Контролировать запасы офисных принадлежностей и размещать заказы по мере необходимости.
•Готовить отчёты по офисным расходам и вести точные таблицы для отслеживания бюджета.
•Поддерживать координацию и организацию некоторых офисных инициатив, мероприятий и расписаний в соответствии с приоритетами организации.
•Координировать и планировать регулярные визиты поставщиков и запросы на обслуживание офиса.
Что необходимо для успеха
•Требуется степень бакалавра
•Опыт работы не менее 3 лет в роли администратора или в административной поддержке в корпоративной, развлекательной или гостиничной среде
•Высокий уровень профессионализма с опытом работы с клиентами высокого профиля
•Очень сильные навыки межличностного общения
•Отличные письменные и устные коммуникативные навыки
•Опыт одновременного управления несколькими запросами и телефонными линиями
•Пунктуальность, надёжность, проактивность и предвидение; быстрое реагирование на вызовы и нестандартное мышление для поиска решений
•Самомотивация и предпринимательский подход с гибкостью для поддержки запросов вне рамок основной работы
•Отличные практические технические и аналитические навыки
•Высокая организованность с умением справляться с несколькими задачами и применять суждение для приоритизации
•Постоянное внимание к деталям и точности, никогда не упуская ничего из виду и умение доводить дела до конца
•Доказанный опыт творческого мышления, решения проблем и разработки масштабируемых, инновационных решений
•Хорошо работает в команде, продуктивно разделяя обязанности
•Способен не только выполнять проекты, но и выявлять их
•Высокая компетентность в офисных технологиях, оборудовании и приложениях, включая Microsoft Word, Excel, PowerPoint и Outlook
Компенсация
В соответствии с законом о прозрачности заработной платы Нью-Йорка, общая компенсация за эту роль включает почасовую ставку $36-37. Все сотрудники имеют право участвовать в успехе компании через ежегодное дискреционное переменное вознаграждение, распределяемое на основе результатов компании, группы и индивидуального вклада.
