Чем предстоит заниматься:
Документы и доверенности
— Владеть процессом бумажного подписания документов компании: ежедневно проверять поступившие документы (реквизиты, QR-код, лист согласования), передавать их подписантам и выдавать подписанные;
— Вести полный цикл выдачи доверенностей — от печати до передачи оригинала, а также учёт и архив оригиналов.
Бюджет и платежи
— Участвовать в планировании годового бюджета департамента и вести его контроль: план, факт, резервы, остатки по статьям — вместе с финансовой командой;
— Проводить оплаты департамента в 1С УХ: сверять счета с бюджетом и договорами, готовить понятное обоснование каждого платежа;
— Сверять счета внешних юридических консультантов с условиями их привлечения, вести реестр подписок и сервисов департамента и вовремя запускать продления.
Входящие задачи и маршрутизация
— Разбирать в Яндекс Треккере входящие задачи, адресованные директору: проверять, понятны ли запрос, срок и ожидаемый результат, и запрашивать недостающие документы по чек-листам;
— Направлять вопросы сразу юристу, который ведёт тему: на старте помогут разобраться, а со временем вы будете знать, кто в команде за что отвечает, и вести эту карту компетенций;
— Фиксировать ответственного и срок, напоминать о договорённостях и подключать руководителей направлений, когда нужна их позиция;
— Готовить для директора короткую подборку вопросов, которые требуют его решения, и сразу поднимать срочные.
Работа с командой и коллегами
— Быть первой линией для коллег из других подразделений в корпоративном мессенджере: отвечать на вопросы о подписании, доверенностях и других процессах и направлять вопросы по существу нужному юристу;
— Заводить и сопровождать согласование договоров, где заказчик — юридический департамент;
— Распределять задачи в системе согласования договоров между юристами по утверждённым правилам, вести календарь отпусков и замещений;
— Организовывать выступления юристов на внешних мероприятиях и внутренних событиях: календарь, связь с организаторами, сроки, материалы;
— Вести календарь публикаций во внутренних каналах, учёт обязательных обучений, при необходимости — протоколы командных встреч.
Мы ожидаем:
— Опыт от 2 лет в роли координатора, ассистента руководителя или офис-менеджера. В юридическом департаменте - будет преимуществом;
— Опыт работы с платежами и бюджетом;
— Аккуратность с документами: вы замечаете, что не хватает подписи, реквизита или приложения раньше, чем это станет проблемой;
— Уверенная работа с таблицами (Excel или Google Sheets) и трекерами задач. Знание 1С - будет преимуществом;
— Ясная письменная речь, быстрые и вежливые ответы коллегам, умение добиваться ответа;
— Умение держать во внимании несколько параллельных процессов и расставлять приоритеты;
— Понимание документооборота и договорной работы - будет преимуществом.
Мы предлагаем:
— ДМС со стоматологией, телемедициной и программой поддержки ментального здоровья;
— Страхование жизни;
— Ежемесячные промокоды на Lamoda: два по 25%, два по 15% и в день рождения — 40%;
— Программа привилегий и скидок от BestBenefits;
— До 15 дней больничного в год оплачиваем в размере 100% от действующего оклада;
— Бесплатные юридические консультации;
— Дополнительные выходные в случае важных событий;
— Яркие мероприятия и много неформального общения.
Развитие для каждого:
— Опытный наставник для каждого новичка;
— Обучение и участие во внешних конференциях;
— Помогаем развивать личный бренд, выступать на конференциях и писать статьи;
— Performance Review дважды в год, чтобы развиваться системно;
— Проводим митапы и demo-дни для обмена знаниями;
— Погружаем в fashion и каждый сезон знакомим с модными трендами.
