Мы ищем специалиста, который возьмёт на себя операционную поддержку R&D-направления: закупочные процедуры, договорной и финансовый документооборот, а также организацию командировок сотрудников.
В этой роли вы будете связующим звеном между заказчиками, отделом закупок, бухгалтерией, юридическим отделом, HR, руководителями сервисов и сотрудниками R&D.
Чем предстоит заниматься
Бюджетирование и финансовое сопровождение
•Обеспечивать исполнение бюджета: контролировать и сопровождать оплату счетов.
•Проверять корректность распределения расходов по статьям бюджета при заведении счетов на оплату в 1С.
•Контролировать наличие бюджета перед запуском оплат и закупок.
•Совместно с заказчиками готовить обоснования на внеплановые расходы.
Документооборот и закупки
•Организовывать заключение и подписание договоров, дополнительных соглашений и приложений.
•Работать с первичной документацией: актами, УПД и сопроводительными документами.
•Взаимодействовать с бухгалтерией по вопросам дебиторской задолженности: направлять акты на подпись, запрашивать документы у контрагентов.
•Координировать закупочные процессы: проверять наличие необходимых документов, инициировать запуск закупок в 1С ДО.
•Организовывать подписание документов с контрагентами через ЭДО и в бумажном виде.
•Вести деловую переписку с контрагентами по вопросам предоставления, корректировки и согласования документов.
•Готовить внутренние документы к актам и УПД.
•Передавать документы в бухгалтерию, юридический отдел, отдел закупок и другие подразделения.
•Вести реестр первичной документации.
•Контролировать соблюдение внутреннего порядка документооборота.
Командировки
•Рассчитывать сметы на командировки и корпоративные слёты в части проезда и проживания.
•Взаимодействовать с сотрудниками по подбору рейсов и размещения.
•Покупать железнодорожные и авиабилеты.
•Создавать направления в командировку в 1С.
•Оформлять заявки на выплаты суточных и подотчётных средств.
•Помогать сотрудникам при сдаче авансовых отчётов.
•Информировать сотрудников перед поездкой об особенностях командировки, порядке отчётности и необходимых документах.
•Оказывать координационную поддержку в нестандартных ситуациях: перенос или отмена рейсов, опоздания, отмена поездки и др.
Мы ожидаем
•Опыт работы финансовым координатором, специалистом по документообороту, операционным специалистом или в смежной роли от 1–2 лет.
•Понимание основ бюджетирования и договорной работы.
•Знание базовых требований к первичным документам.
•Уверенное владение Excel / Google Sheets.
•Базовые навыки работы в 1С: документы, заявки, командировки.
•Знание базовых правил оформления командировок, суточных и авансовых отчётов.
•Внимательность к деталям и аккуратность в работе с документами и цифрами.
•Навыки деловой переписки и взаимодействия с внутренними заказчиками и контрагентами.
•Умение вести несколько задач параллельно и соблюдать дедлайны.
•Навык приоритизации задач при высокой операционной нагрузке.
•Умение задавать уточняющие вопросы и добиваться недостающих данных.
•Проактивность и стремление находить решения, а не только фиксировать проблемы.
•Готовность быстро переключаться между задачами без потери качества.
Условия
•Гибридный график работы: 2 дня в офисе, 3 дня удалённо.
•Работа в комфортном офисе на выбор: Сан-Сити или Академгородок.
•Официальное трудоустройство с первого дня.
•Белая заработная плата.
•28 календарных дней отпуска.
•ДМС.
•Собственный учебный центр: обучаем с нуля и помогаем прокачивать профессиональные навыки.
•Специальные условия по ипотеке от Сбербанка.
•Льготы, бонусы и корпоративные скидки от партнёров компании.
•СберПрайм: доступ к 12 сервисам с выгодой до 5000 рублей в месяц.
