# Бизнес-ассистент собственника / Executive Assistant — Event & MICE
YAKOVLEV GROUP — event & MICE-агентство, специализирующееся на организации корпоративных мероприятий, конференций, стратегических сессий, VIP-мероприятий и выездных проектов в России и за рубежом.
Мы ищем бизнес-ассистента собственника, который станет правой рукой и поможет эффективно управлять рабочим календарём, встречами, поездками, мероприятиями, бизнес-клубом и частью операционных задач компании.
Меня зовут Яковлев Роман Сергеевич, я предприниматель и собственник YAKOVLEV GROUP. Мне нужен не классический секретарь, а сильный бизнес-ассистент, который умеет самостоятельно организовывать процессы, держать под контролем большое количество задач, быстро ориентироваться в меняющейся ситуации и доводить поручения до результата.
Основные задачи
Календарь и встречи
•ведение и актуализация рабочего календаря собственника;
•планирование и назначение встреч;
•организация Zoom-встреч и онлайн-конференций;
•напоминание о важных встречах, задачах и дедлайнах;
•подготовка информации к встречам;
•фиксация договорённостей и контроль их дальнейшего исполнения.
Мероприятия и публичная активность
•поиск интересных деловых и профессиональных мероприятий;
•регистрация собственника на конференции, форумы, выставки и другие события;
•коммуникация с организаторами;
•организация участия собственника в мероприятиях;
•ведение переговоров по поводу выступлений и участия в качестве спикера;
•ведение календаря мероприятий;
•организационная поддержка до, во время и после мероприятий.
Event & MICE
•ведение календаря инспекций;
•организация и координация инспекций площадок;
•коммуникация с отелями, ресторанами, площадками и подрядчиками;
•организация инспекционных поездок по России и за рубежом;
•сбор и структурирование информации по площадкам;
•помощь в подготовке презентаций и материалов;
•контроль организационных вопросов по текущим проектам.
Travel-поддержка
•организация деловых поездок;
•подбор и бронирование перелётов;
•подбор отелей;
•организация трансферов;
•составление подробного travel-плана;
•контроль всех деталей поездки;
•оперативное решение возникающих вопросов во время путешествий.
Операционные задачи
•выполнение текущих поручений собственника;
•поиск и анализ необходимой информации;
•помощь в структурировании процессов;
•работа с внутренними регламентами компании;
•другие организационные задачи, которые помогают собственнику экономить время и концентрироваться на развитии бизнеса.
Бизнес-клуб
Отдельное направление работы — организационная поддержка и ведение бизнес-клуба собственника. В задачи входит:
•организация встреч участников;
•ведение календаря мероприятий клуба;
•коммуникация с участниками;
•регистрация гостей;
•организационная поддержка встреч;
•коммуникация со спикерами и партнёрами;
•контроль всех организационных вопросов.
Формат работы
Первые 2 месяца
На этапе адаптации нам важно максимально быстро погрузить человека в бизнес. Поэтому первые два месяца работа проходит в гибридном формате — 2–3 раза в неделю необходимо присутствовать в офисе. Это позволит:
•познакомиться с командой;
•разобраться в структуре компании;
•погрузиться в текущие проекты;
•изучить внутренние регламенты;
•понять специфику работы собственника;
•выстроить эффективную коммуникацию;
•научиться самостоятельно решать типовые задачи.
После адаптации
После успешного прохождения адаптационного периода работа становится более гибридной/удалённой. При этом присутствие в офисе остаётся обязательным — ориентировочно 2 раза в неделю. Офис YAKOVLEV GROUP находится в Москве, Причальный проезд.
Кого мы ищем
Наш идеальный кандидат:
•имеет опыт работы в event / MICE-индустрии от 1–3 лет, предпочтительно от 3 лет;
•понимает специфику организации мероприятий;
•имеет опыт организации поездок и мероприятий;
•умеет работать одновременно с большим количеством задач;
•свободно коммуницирует с людьми разного уровня;
•владеет английским языком на уровне, позволяющем уверенно общаться с иностранными партнёрами;
•готов к гибридному формату работы;
•уверенно пользуется Zoom, Google, Чат GPT / Microsoft Office и другими рабочими инструментами.
Личные качества
Нам особенно важны:
•Проактивность. Не ждать указаний на каждый шаг, а самостоятельно видеть задачи и предлагать решения.
•Системность. Уметь организовать большое количество информации, задач, встреч и дедлайнов.
•Высокая скорость работы. Event-индустрия — это динамика и постоянные изменения.
•Внимательность к деталям. В этой работе нет мелочей: время встречи, билет, трансфер, адрес площадки или бронь должны быть проверены.
•Коммуникабельность. Вам предстоит много общаться с руководителями компаний, организаторами мероприятий, отелями, ресторанами, площадками и подрядчиками.
•Стрессоустойчивость. Планы могут меняться в последний момент — важно спокойно и быстро находить решение.
•Самостоятельность. Мы ищем человека, которому можно поставить задачу и получить готовый результат.
•Конфиденциальность и лояльность. Ассистент будет иметь доступ к большому объёму рабочей информации, поэтому доверие и конфиденциальность являются обязательными.
•Готовность быть на связи. Это позиция с высокой степенью вовлечённости. Некоторые вопросы могут возникать за пределами стандартного рабочего времени.
Что мы предлагаем
Работа непосредственно с собственником бизнеса и возможность глубоко погрузиться в предпринимательство и event/MICE-индустрию. У вас будет возможность:
•посещать мероприятия и проекты, которые организует YAKOVLEV GROUP;
•посещать концерты и крупные события;
•фотографироваться с артистами и хедлайнерами мероприятий;
•посещать выставки, конференции и закрытые мероприятия;
•ездить на инспекции по России и за рубеж;
•посещать лучшие отели, площадки и рестораны;
•знакомиться с представителями крупных компаний;
•участвовать в работе бизнес-клуба;
•расширять собственную сеть профессиональных контактов;
•получать уникальный практический опыт в event/MICE;
•расти вместе с компанией и постепенно брать на себя больше ответственности.
Это работа для человека, который хочет находиться внутри индустрии, видеть её изнутри и быть непосредственно рядом с собственником бизнеса.
Этапы отбора
Мы заинтересованы в долгосрочном сотрудничестве, поэтому отбор проходит в несколько этапов.
1.Знакомство в Zoom — первичное интервью и знакомство. Обсудим ваш опыт, предыдущие проекты, мотивацию, ожидания и формат работы.
2.Тестовое задание — небольшая практическая задача, максимально приближенная к реальной работе. Нам важно увидеть вашу логику, внимательность, самостоятельность, скорость и способность находить решения.
3.Тестовый период — 3–5 рабочих дней — после успешного прохождения интервью и тестового задания мы предлагаем 3–5 дней совместной работы. За это время обе стороны смогут понять, насколько нам комфортно работать вместе и подходим ли мы друг другу.
4.Заключение контракта — если после тестового периода мы понимаем, что подходим друг другу, заключаем договор и начинаем полноценную работу.
Важно
Это не работа классического секретаря с набором однотипных задач. Это позиция для человека, которому интересно:
•предпринимательство;
•event и MICE;
•мероприятия и концерты;
•путешествия;
•деловые коммуникации;
•новые знакомства;
•работа с собственником бизнеса;
•высокая динамика и большое количество разнообразных задач.
Если вам нравится находиться в центре событий, вы быстро думаете, умеете организовывать людей и процессы и хотите получить уникальный опыт работы непосредственно с собственником — будем рады познакомиться.
Откликайтесь — сначала встретимся в Zoom.
