О компании
Moscow Print Studio с 2015 года занимается печатью на текстиле и занимает одну из лидирующих позиций на рынке. У компании свое производство: несколько цехов по разным видам печати и вышивки, современное оборудование, отлаженные рабочие процессы. Работают с оптовыми клиентами и с 2021 года продвигают собственные бренды на маркетплейсах. Более 20 000 успешных сделок, 5000+ постоянных клиентов, около 2-х миллионов текстильных изделий в год.
В связи со стремительным расширением компании открывается вакансия Бизнес-ассистент операционного директора.
Описание позиции
Компания выросла до структуры, где одновременно идут продажи, несколько производственных направлений, склад, закупка, бухгалтерия, HR, CRM, внутренние IT-проекты и автоматизации. Операционный директор сейчас держит слишком большой слой координации между этими направлениями. Цель должности — снять с операционного директора контрольную, координационную, подготовительную и часть административной работы.
Регулярные задачи
•Контроль задач и поручений: фиксировать решения после встреч и переписок; определять результат, ответственного и срок; самостоятельно собирать статусы; не давать задачам исчезать; эскалировать только проблемы, просрочки и вопросы, где нужен выбор руководителя.
•Ведение задач операционного директора: поддерживать Platrum и другие рабочие списки в актуальном состоянии: новые задачи, дедлайны, перенос, закрытие, просрочки, приоритеты.
•Подготовка и сопровождение встреч: до встречи собрать прошлые договорённости, статус поручений и новые проблемы. После встречи — зафиксировать решения, раздать задачи, сроки и контрольные точки.
•Координация внутренних проектов: вести организационную часть проектов по amoCRM, 1С, ЧЗ, МосПро, ботам, AI, производственным улучшениям, оборудованию и другим изменениям: ТЗ, участники, сроки, вопросы, баг-листы, тестирование и контроль внедрения.
•Сбор информации для решений: не приносить руководителю сырой поиск. Собрать варианты, проверить ключевые условия, структурировать в таблицу, выделить 2–3 лучших и сформулировать рекомендацию.
•Сбор и первичная аналитика: собирать данные из таблиц, CRM, переписок и отделов; приводить к единому виду; делать короткие выводы и подсвечивать аномалии. Не принимать бизнес-решение за руководителя.
•Координация между отделами: контролировать цепочки продажи → закупка → склад → производство → бухгалтерия и другие межфункциональные задачи; видеть, где зависло движение, и возвращать задачу ответственному.
•HR-координация: контроль вакансий и статусов HR, организация интервью, сбор обратной связи, выход сотрудника, онбординг/оффбординг, доступы и закрытие организационных хвостов.
•Документы и административные проекты: запросить и получить договор/счёт/УПД/ответ юриста/доступ/согласование; проконтролировать передачу между участниками и довести цепочку до финала.
Что поможет попасть к нам в команду
•Опыт работы от 2х лет на позиции бизнес-ассистента собственника/CEO/операционного директора, координатора проектов со схожими обязанностями;
•Опыт в компании с численностью 30–300 сотрудников, где много параллельных процессов и не на всё есть готовая инструкция;
•Желательно: производство, B2B, CRM, работа с подрядчиками и внутренними IT/автоматизациями;
•Высокий уровень владения ПК: amoCRM / Bitrix24, базовое понимание 1С, Excel / Google Sheets выше среднего: фильтры, формулы, XLOOKUP/ВПР или аналоги, сводные таблицы, нормализация данных;
•ChatGPT / Claude на рабочем уровне: анализ, структурирование, протоколы, ресерч, подготовка документов и таблиц;
•task-management: опыт с Platrum / Notion / ClickUp / Asana / Trello / аналогами;
•Понимание CRM-логики: сделка → этап → задача → ответственный → следующий шаг;
•Google Docs / Word: понятные инструкции, протоколы, ТЗ и рабочие документы;
•Интернет-ресерч: от запроса до короткого shortlist с проверенными данными и рекомендацией;
•ЭДО / Диадок;
•Опыт координации разработчиков или автоматизаций;
•Опыт HR-координации и подрядчиков;
•Самостоятельность. Высокий уровень ответственности;
•Высокие коммуникативные навыки, позитивный настрой и умение находить общий язык с любым человеком;
•Внимательность, энергичность.
Что предлагаем мы
•График работы 5/2, с 09.00 до 18.00;
•Оклад 120 000 руб. В дальнейшем по результатам работы и увеличению объема обсуждается введение дополнительной бонусной части;
•Зарплата 2 раза в месяц;
•Погружение в специфику деятельности. Ввод в должность и поддержка на всех этапах;
•Возможность высказываться и быть услышанным по вопросам улучшения рабочих процессов;
•Молодой коллектив, развитая корпоративная культура;
•Комфортное рабочее место. Своя кухонная зона;
•Территориально мцк Коптево / м Водный стадион / м Войковская;
•Производство, склад и офис в одном месте – возможность видеть процессы изготовления продукции и глубже понимать специфику;
•Возможность приобретать продукцию компании по себестоимости.
