Обязанности
— Организация работы офиса, обеспечение сотрудников необходимыми канцелярскими и хозяйственными принадлежностями.
— Ведение деловой переписки и телефонных переговоров с поставщиками, покупателями, партнёрами и транспортными компаниями.
— Подготовка, оформление и сопровождение договоров, счетов, актов, заявок, приказов и иных документов.
— Контроль сроков исполнения поручений руководителя и договорных обязательств.
— Координация поставок, отгрузок и транспортировки нефтепродуктов автомобильным и железнодорожным транспортом.
— Взаимодействие с нефтебазами, поставщиками, покупателями и перевозчиками по текущим рабочим вопросам.
— Контроль документооборота по закупке, реализации и перевозке нефтепродуктов.
— Сбор информации о ценах, объёмах поставок, остатках и условиях сотрудничества с контрагентами.
— Подготовка отчётов, таблиц, презентаций и аналитических материалов для руководителя.
— Приём и распределение входящей корреспонденции, контроль отправки исходящих документов.
— Организация совещаний, подготовка материалов и ведение протоколов встреч при необходимости.
— Ведение архива документов, обеспечение их сохранности и конфиденциальности.
— Контроль административных расходов офиса и взаимодействие с обслуживающими организациями.
— Выполнение иных поручений руководителя в рамках должностных обязанностей.
Требования
— Высшее образование.
— Обязателен опыт работы в сфере нефтепродуктов.
— Опыт работы ассистентом руководителя, офис-менеджером или административным специалистом будет преимуществом.
— Уверенное владение Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) и навыки работы с электронным документооборотом.
— Знание делопроизводства и умение работать с договорами, счетами, актами, заявками и сопроводительными документами.
— Грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки и телефонных переговоров.
— Навыки взаимодействия с поставщиками, покупателями, перевозчиками и другими контрагентами.
— Организованность, ответственность, внимательность к деталям и умение работать в режиме многозадачности.
— Знание русского языка; знание казахского и английского языков будет преимуществом.
— Умение соблюдать сроки, самостоятельно организовывать работу и выполнять поручения руководителя.
— Соблюдение конфиденциальности и деловой этики.
Условия
— официальное трудоустройство в соответствии с законодательством Республики Казахстан;
— график работы: 5/2, с 09:00 до 18:00;
— место работы: ЖК HighVill Astana, ул Байтурсынова 5;
— своевременная выплата заработной платы;
